Программа "1С:Архив 8" работает на платформе "1С:Предприятие 8. Управляемое приложение" и обеспечивает:
- хранение любых документов
- ограничение прав доступа к документам
- коллективная работа с документами
- хранение и контроль версий
- выдача и контроль поручений
- отчетность
- работу с системой через веб-браузер
Хранение любых документов
"1С:Архив 8" позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере.
Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений.
Структура разделов
Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.
Разделы удобно вести в соответствии с организационной структурой Вашего предприятия или по типам документов (например, "договора", "приказы", "служебные записки") или по уровню доступа (например, "общие", "конфиденциальные").
Права доступа
"1С:Архив 8" позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и/или групп пользователей к разделам, документам и поручениям:
- Чтение
- Добавление
- Редактирование
- Удаление
При этом права на поручения зависят от прав на приложенные к ним документы.
Автоматическое хранение версий
При возврате отредактированных документов в хранилище документов "1С:Архива 8" автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные или сменить активную (текущую) версию.
Полнотекстовый поиск
В "1С:Архиве 8" предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.
Обновление полнотекстового индекса выполняется автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта.
Рецензирование документов
Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.
Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.
Рабочий стол
Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.
Дополнительные свойства
Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др.
Выдача поручений
В "1С:Архиве 8" предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой:
- Текста поручения
- Описания
- Исполнителя
- Контрольного срока
К поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения.
Бизнес-процессы
Для автоматизации коллективной работы с документами в "1С:Архиве 8" предусмотрены такие бизнес-процессы, как:
- Поручение с контролем – после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку
- Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования
- Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.
К каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов.
Поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но и ролям и группам пользователей.
Отчеты
В "1С:Архив 8" включены следующие отчеты:
- Справка об исполнительской дисциплине
- Список поручений, истекающих на дату
- Список просроченных поручений
- Динамика роста хранилища
- Справка по документам
- Справка по поручениям
Получение программы
Получить ознакомительную версию могут зарегистрированные пользователи системы "1С:Предприятие 8", имеющие действующую подписку на информационно-технологическое сопровождение (ИТС).
