Как устроена бухгалтерия в 1С:ERP и чем она отличается от 1С:Бухгалтерии, что настроить до закрытия месяца (учётная политика, статьи расходов, направления деятельности, ГФУ), порядок закрытия и почему не закрывается 20 счёт.
Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».
Закрытие месяца в 1С:ERP — главная проверка того, насколько правильно в программе настроен учёт. Если статьи расходов, направления деятельности, группы финансового учёта и учётная политика заполнены верно, месяц закрывается за несколько часов. Если нет — бухгалтерия неделями ищет, почему не закрылся 20 счёт. Разберём, как устроен регламентированный учёт в 1С:ERP, чем бухгалтерия в 1С:ERP отличается от 1С:Бухгалтерии, что настроить заранее и как закрывать месяц пошагово.
Бухгалтерия в 1С:ERP: чем она отличается от 1С:Бухгалтерии
Отдельная 1С:Бухгалтерия рядом с 1С:ERP Управление предприятием не нужна: регламентированный учёт — бухгалтерский и налоговый — встроен в ERP. Но устроен он иначе, и к этому надо привыкнуть.
- Документы оформляют менеджеры, кладовщики и экономисты, а не бухгалтер. Заказ, поступление, реализация, выпуск продукции проводятся по управленческим правилам — без проводок по счетам.
- Проводки формируются отдельно. Документы попадают в очередь «к отражению в регламентированном учёте», и проводки по плану счетов программа строит при закрытии месяца (или по расписанию), подбирая счета по группам финансового учёта.
- Себестоимость считается один раз за месяц по всей цепочке: закупка — склад — производство — продажа. До закрытия месяца себестоимость продаж и остатки в бухгалтерском учёте неокончательные.
| 1С:Бухгалтерия | 1С:ERP | |
|---|---|---|
| Кто вводит документы | В основном бухгалтер | Сотрудники подразделений, бухгалтер проверяет |
| Когда появляются проводки | Сразу при проведении документа | При отражении в регламентированном учёте, обычно при закрытии месяца |
| Как выбираются счета | Указываются в документе | По группам финансового учёта и настройкам счетов |
| Управленческий учёт | Нет | Есть, параллельно с бухгалтерским, по направлениям деятельности |
Отсюда ответ на частый вопрос «чем отличается 1С:ERP от 1С:Бухгалтерии»: в ERP бухгалтер перестаёт быть оператором ввода и становится контролёром, а качество учёта зависит от того, как настроены справочники.
Что настроить до первого закрытия месяца
Учётная политика в 1С:ERP
Учётная политика задаётся для каждой организации и действует с указанной даты. Найти её в 1С:ERP можно из карточки организации или в разделе «Регламентированный учёт» (настройки и справочники). В ней задают способ оценки запасов, налоговый режим, раздельный учёт НДС, порядок расчёта резервов, ставки налога на прибыль и имущественных налогов. Менять учётную политику задним числом внутри года нельзя: учёт за прошлые месяцы придётся перезакрывать.
Статьи расходов: главная настройка для себестоимости
Статьи расходов в 1С:ERP (их ещё называют статьями затрат) определяют, куда в итоге попадёт каждый рубль расходов. В карточке статьи важны три поля:
- «Расходы возникают» — при закупке, хранении, продаже, в производстве, при создании внеоборотных активов или в прочих процессах. От этого зависит, какую аналитику программа потребует в документе.
- «Относится» — на себестоимость товаров, на себестоимость производства (прямые или распределяемые), на финансовый результат текущего периода, на внеоборотный актив или на расходы будущих периодов.
- «Распределяется» — правило распределения: по количеству, весу, объёму, стоимости, выручке или по заданной базе.
На вкладке бухгалтерского учёта указывают группу финансового учёта (по ней выбирается счёт), вид деятельности (основная или прочая) и признание расхода в налоговом учёте. Совет из практики: включите контроль заполнения аналитики и ограничьте использование статьи нужными операциями. Это сокращает ошибки при закрытии месяца больше, чем любые проверки потом.
Направления деятельности
Направление деятельности в 1С:ЕРП — это сегмент бизнеса, по которому нужен отдельный финансовый результат: продуктовая линейка, договор гособоронзаказа (ГОЗ), филиал, проект. Учёт по направлениям включают в настройках раздела «Финансовый результат и контролинг». Направление указывают в заказах, документах продаж и в аналитике расходов, а общие расходы при закрытии месяца распределяются по направлениям деятельности по выбранным правилам распределения расходов (например, пропорционально выручке или себестоимости). Для ГОЗ направления деятельности — основа раздельного учёта затрат и денег.
Группы финансового учёта и план счетов
Группа финансового учёта (ГФУ) — это связка «объект → счёт». Номенклатура, расчёты с клиентами и поставщиками, основные средства, статьи расходов относят к группам, а в настройке счетов учёта для каждой группы указывают счета. Поэтому на вопрос «ГФУ в 1С:ERP — что это и зачем» ответ простой: благодаря ГФУ сотрудник склада не выбирает счёт 41 или 10 — программа подставляет его сама.
Отдельно настраивают группы финансового учёта расчётов: от них зависит, какие счета (60, 62, 76) и субсчета авансов попадут в проводки по клиентам и поставщикам. План счетов в 1С:ЕРП — типовой план бухгалтерского учёта, посмотреть его можно в разделе «Регламентированный учёт». Добавлять свои счета можно, но при обновлениях это требует внимания.
Взаиморасчёты: порядок и детализация расчётов
В договоре и соглашении с контрагентом задают порядок расчётов и детализацию расчётов: по договорам, по заказам или по расчётным документам. От детализации зависит, по какому объекту программа сопоставит оплату и отгрузку, как увидит аванс и долг. Выбирайте самый крупный уровень, который подходит вашему бизнесу: детализация по расчётным документам точнее, но требует дисциплины от всех, кто вводит оплаты.
В последних релизах 1С:ERP 2.5 взаиморасчёты пересчитываются «онлайн» — сразу при проведении документов, а не только при закрытии месяца. Если остатки расчётов разошлись (например, после загрузки данных или удаления документов), их исправляют служебными обработками заполнения регистров взаиморасчётов. Ошибка «Не удалось удалить регистратор расчётов» обычно означает, что на документ ссылаются другие записи расчётов: сначала нужно разобраться со связанными документами, а не удалять принудительно.
Закрытие месяца в 1С:ERP пошагово
Закрытие месяца выполняют в рабочем месте «Закрытие месяца» (раздел «Финансовый результат и контролинг»). Программа показывает список регламентных операций с состоянием каждой: выполнена, выполнена с ошибками, требует повторного выполнения. Порядок работы такой.
- Проверить документы месяца. Все поступления, реализации, авансовые отчёты, выпуски, перемещения проведены, нет «черновиков». Остатки на складе сверены: расхождения по инвентаризации оформлены документом «Пересчёт товаров» и последующими оприходованием или списанием.
- Отразить документы в регламентированном учёте. Программа формирует проводки по всем документам месяца. Ошибки на этом шаге почти всегда — незаполненная ГФУ или статья без настройки счёта.
- Начислить амортизацию и имущественные налоги. Амортизация основных средств и НМА, налог на имущество, транспортный и земельный налоги — по параметрам начисления, заданным в регистрации объектов.
- Распределить расходы будущих периодов — списать долю РБП текущего месяца на статьи расходов.
- Рассчитать себестоимость и распределить расходы. Это центральный шаг: программа распределяет расходы на себестоимость товаров и производства, считает себестоимость выпуска и продаж, закрывает счета 20, 23, 25, 26, 44.
- Распределить доходы и расходы по направлениям деятельности и рассчитать финансовый результат.
- Курсовые разницы, резервы, НДС. Переоценка валютных средств и расчётов, расчёт резервов по сомнительным долгам и резервов под обесценение запасов (если они предусмотрены учётной политикой), распределение НДС при раздельном учёте, формирование записей книги покупок и продаж.
- Налог на прибыль и, в декабре, реформация баланса.
- Запретить изменения. После сдачи отчётности установите дату запрета изменения данных, чтобы закрытый период нельзя было поменять случайно.
Операции зависят друг от друга: если после закрытия кто-то провёл документ задним числом, программа отметит, какие шаги нужно повторить. Отсюда главное правило — блокировка от изменений после закрытия месяца и понятный регламент, кто и до какого числа вносит документы.
Налоги и ЕНП
Транспортный налог в 1С:ЕРП начисляется по регистрации транспортных средств: в ней указывают налоговую базу, ставку, льготы и период владения. Налог на имущество — по параметрам начисления налога на имущество для каждого объекта (по среднегодовой или кадастровой стоимости). Начисление ЕНП в 1С:ERP идёт через единый налоговый счёт: налоги начисляются при закрытии месяца, по ним формируются уведомления об исчисленных суммах, а уплата отражается одним платежом. Перед первым закрытием с новыми налогами проверьте параметры на нескольких объектах вручную.
Почему не закрывается месяц: частые ошибки
- Не закрывается 20 счёт. Обычно расходы отнесены на производство, а выпуска по этому подразделению или заказу в месяце не было; либо у статьи не задано правило распределения, либо нет базы распределения (например, нулевой выпуск).
- Отрицательные остатки на складе. Себестоимость не может посчитаться, если товар списан раньше, чем оприходован. Решение — исправить даты и порядок документов, а не «гасить» остатки вручную.
- Нет ГФУ у новой номенклатуры или договора. Документ не отражается в регламентированном учёте, и проводок нет.
- Документы задним числом после закрытия: месяц приходится перезакрывать, иногда несколько раз подряд.
- Ошибки в регистрах после доработок. Если остатки «гуляют», администратор выполняет пересчёт итогов в обслуживании базы, а программист проверяет доработки.
Отчёт об ошибках закрытия месяца показывает документ и причину. Начинайте разбор с первой по порядку операции: ошибки следующих шагов часто исчезают сами.
Акт сверки, ОСВ и другие отчёты
Оборотно-сальдовая ведомость в 1С:ERP находится в разделе «Регламентированный учёт» среди стандартных бухгалтерских отчётов; рядом — анализ счёта и карточка счёта. Акт сверки в 1С:ERP — отдельный документ «Акт сверки взаиморасчётов»: его создают из карточки клиента или поставщика либо из журнала актов сверки, данные заполняются по регистру расчётов. Для оперативного контроля долгов удобнее ведомость расчётов с клиентами и поставщиками — она строится по управленческим данным и не ждёт закрытия месяца. Если не можете найти команду в меню, наберите название в строке поиска интерфейса — в ERP это самый быстрый путь.
Авансовые отчёты в 1С:ЕРП оформляют в казначействе, в расчётах с подотчётными лицами: каждая строка расходов привязывается к статье расходов и аналитике, поэтому ошибки в настройке статей проявляются и здесь. Взаимозачёт задолженности — операция «Взаимозачёт задолженности», которая погашает встречные долги клиента и поставщика.
Где помогает ИИ
Закрытие месяца — хорошая задача для ИИ-помощника. Он не заменяет бухгалтера, но снимает рутину: собирает список ошибок закрытия по подразделениям, объясняет простым языком, почему конкретный документ не отражён, находит документы, введённые задним числом, и напоминает ответственным. Такой помощник видит только данные, разрешённые пользователю в 1С, а решения по учёту остаются за человеком. Как это устроено — на странице ИИ для 1С.
Частые вопросы
Нужна ли отдельная 1С:Бухгалтерия, если есть 1С:ERP?
Нет, бухгалтерский и налоговый учёт ведутся в самой 1С:ERP. Синхронизацию 1С:ERP и Бухгалтерии 3.0 настраивают, только если часть небольших организаций группы учитывается отдельно.
Сколько времени занимает закрытие месяца в 1С:ERP?
При правильной настройке и дисциплине ввода — часы. Если месяц закрывается неделями, причина почти всегда в настройках статей расходов, ГФУ и в документах задним числом.
Как настроить статьи расходов в 1С:ERP?
Для каждой статьи задайте, где возникают расходы, на что они относятся и как распределяются, а на вкладке бухгалтерского учёта — группу финансового учёта и вид деятельности. Включите контроль аналитики.
Где в 1С:ERP учётная политика?
В карточке организации и в разделе «Регламентированный учёт» (настройки и справочники). Учётная политика задаётся по организации с датой начала действия.
Как сделать акт сверки в 1С:ERP?
Создайте документ «Акт сверки взаиморасчётов» из карточки контрагента или из журнала актов сверки, укажите организацию, контрагента и период, заполните по данным учёта и распечатайте.
Как в 1С:ERP вести раздельный учёт НДС?
Включите раздельный учёт в учётной политике, укажите вид деятельности для НДС в документах поступления. При закрытии квартала программа распределит входной НДС между облагаемыми и необлагаемыми операциями.
Можно ли отменить закрытие месяца?
Да, отдельные операции можно отменить и выполнить заново. Но если отчётность уже сдана, любые правки прошлого периода согласуйте с главным бухгалтером и снимите дату запрета осознанно.
«Гильдия консультантов» — партнёр фирмы «1С» с 2001 года, автоматизировали более 400 рабочих мест на 1С:ERP и работаем по всей России. Если месяц закрывается неделями или учёт перешёл на ERP с 1С:УПП и «не сходится», начните с разбора настроек: проверим статьи расходов, ГФУ и учётную политику и покажем, что мешает закрытию. Подробнее — на странице внедрения 1С:ERP; для регулярной помощи бухгалтерии — сопровождение по 1С:ИТС.