Как устроены бюджетирование, управленческий учёт и казначейство в 1С:ERP: модель бюджетирования, БДР и БДДС, заявки на расходование ДС, лимиты, платёжный календарь, ГФУ. Когда группе компаний нужна 1С:ERP УХ.
Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».
Бюджетирование в 1С:ERP — это планирование доходов, расходов и денег прямо в учётной системе, где план сравнивается с фактом без выгрузок в Excel. Рядом работают управленческий учёт и казначейство: заявки на расходование денежных средств, согласование и платёжный календарь. Финансовому директору здесь важен не список функций, а порядок, в котором их включать: бюджет без чистого учёта и казначейство без лимитов — это просто новые таблицы. Расскажу, как устроены эти блоки в 1С:ERP Управление предприятием 2, с чего начинать и когда группе компаний нужна 1С:ERP УХ.
Финансовый контур 1С:ERP: что в нём есть
Если вы только выбираете систему, сначала прочитайте, что такое ERP-система и чем она отличается от отдельных программ учёта. Для финансовой службы в 1С:ERP важны четыре блока:
- Управленческий учёт — оперативные данные о продажах, закупках, запасах, затратах и себестоимости; из них строятся управленческие отчёты и баланс.
- Регламентированный учёт — бухгалтерия и налоги по каждой организации. Отдельная 1С:Бухгалтерия не нужна.
- Бюджетирование и планирование — бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств, планы продаж, закупок и производства, план-фактный анализ.
- Казначейство — деньги на счетах и в кассах, заявки на оплату, лимиты, платёжный календарь, обмен с банком.
Главное отличие от связки «1С:Бухгалтерия плюс Excel» в том, что все четыре блока работают на одних документах. Реализация, поступление и заявка на оплату сразу попадают и в учёт, и в факт бюджета. Возможности и состав поставок — на странице программы 1С:ERP Управление предприятием.
Управленческий учёт в 1С:ERP
Управленческий учёт в 1С:ЕРП ведётся не на отдельном плане счетов, который бухгалтер заполняет вручную, а складывается из оперативных документов. Поэтому его качество зависит от аналитики, которую вы заложили в справочники.
Направления деятельности, статьи и аналитики
Основа управленческих отчётов — направления деятельности (бизнес-линии, проекты, филиалы), статьи доходов и расходов и статьи движения денежных средств. Направление деятельности позволяет посчитать финансовый результат по каждому бизнесу отдельно, даже если всё работает внутри одного юрлица. Статьи стоит придумывать один раз, вместе с будущей бюджетной моделью: если статьи учёта и бюджета не совпадают, план-факт придётся сводить вручную.
Управленческая организация
В справочнике организаций есть служебный элемент «Управленческая организация». Он нужен для операций и отчётов, где важна группа в целом, а не конкретное юрлицо. Частая ошибка — проводить через него реальные хозяйственные операции: тогда регламентированный учёт перестаёт сходиться с управленческим. Реальные документы оформляйте на настоящие организации группы.
Группы финансового учёта
Группы финансового учёта (ГФУ) связывают управленческую аналитику с бухгалтерскими счетами: номенклатуры — со счетами учёта запасов и выручки, расчётов — со счетами расчётов с клиентами и поставщиками. Группа настроек финансового учёта задаётся один раз, а дальше программа сама подставляет счета. Если ГФУ не заполнены или заполнены «на всякий случай», документы проводятся на неверные счета, а закрытие месяца выдаёт ошибки.
Отражение зарплаты в финансовом учёте
Зарплату обычно считают в 1С:ЗУП, а в 1С:ERP загружают итог — документ «Отражение зарплаты в финансовом учёте». Он переносит начисления, взносы и НДФЛ в бухгалтерию и управленческий учёт с разбивкой по подразделениям, статьям расходов и направлениям. Чтобы зарплата попала в себестоимость правильно, способы отражения в ЗУП и статьи расходов в ERP должны соответствовать друг другу — это настраивают вместе бухгалтер по зарплате и финансист.
Управленческий баланс
1С:ERP строит управленческий баланс и отчёт о финансовых результатах по группе, по организации и по направлениям деятельности. Баланс достоверен, только если месяц закрыт: рассчитана себестоимость, распределены расходы, переоценена валюта. Поэтому дисциплина закрытия месяца — обязательное условие любой управленческой отчётности в 1С:ERP.
Бюджетирование в 1С:ERP: модель, сценарии, план-факт
Подсистема «Бюджетирование» в 1С:ERP не требует программиста: бюджетную модель финансист собирает из справочников и настроек. По описанию фирмы «1С», она поддерживает несколько сценариев, скользящее планирование, лимиты и сравнение плана с фактом из разных источников учёта.
Из чего состоит модель бюджетирования
- Модель бюджетирования — верхний уровень: для какой части бизнеса и с какой периодичностью планируем. Моделей может быть несколько.
- Статьи бюджетов — то, что планируем в деньгах и количестве: выручка, закупки, фонд оплаты труда, аренда. Статьи связывают с учётными статьями, чтобы факт подтягивался автоматически.
- Показатели бюджетов — расчётные величины: остатки, рентабельность, доли расходов.
- Виды бюджетов — формы бюджетов: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджеты подразделений и центров финансовой ответственности (ЦФО).
- Сценарии — версии плана: месячный, квартальный, оптимистичный и пессимистичный. Сравнение сценариев показывает, как изменится результат при разных допущениях.
Как создать бюджет в 1С:ЕРП: порядок шагов
- Включите бюджетирование в настройках раздела «Бюджетирование и планирование».
- Заведите модель бюджетирования и сценарии с периодичностью планирования.
- Создайте статьи и показатели бюджетов, задайте правила получения фактических данных: из оперативного, регламентированного или международного учёта либо из произвольных данных.
- Настройте вид бюджета — структуру таблицы: строки, колонки, аналитики, формулы.
- Введите плановые данные экземплярами бюджета или загрузите их из планов продаж, закупок и производства.
- Согласуйте бюджет по процессу подготовки и следите за этапами в мониторе бюджетного процесса.
- Ежемесячно смотрите отчёт «План-фактный анализ» и корректируйте прогноз.
Для 1С:ERP 2.5 удобнее начинать не с полной модели, а с двух бюджетов — БДДС и БДР по основным статьям. Когда факт начинает совпадать с бухгалтерией, добавляют бюджеты ЦФО, производства и инвестиций.
Скользящее планирование и лимиты
Скользящее планирование сдвигает период плана: например, каждый месяц обновляется план на три месяца вперёд. Лимиты расходования денежных средств бывают трёх видов — разрешающий, дополнительно ограничивающий и информационный. Лимиты связывают бюджет с казначейством: заявку сверх лимита программа не пропустит без отдельного согласования.
Казначейство в 1С:ERP
Блок «Казначейство» в 1С:ERP отвечает за деньги: остатки на счетах и в кассах, поступления и платежи, подотчётные суммы, обмен с банком и контроль расходов по бюджету.
Заявки на расходование денежных средств
Любой платёж начинается с документа «Заявка на расходование денежных средств». Её создают из заказа поставщику, договора или вручную, указывают статью движения денежных средств, сумму, дату и форму оплаты. Дальше заявка проходит согласование — у руководителя подразделения, финансового директора, казначея — и получает статус к оплате. Заявка проверяется на лимиты: если бюджет по статье исчерпан, это видно сразу, а не в конце месяца.
Платёжный календарь в 1С:ERP
Платёжный календарь в 1С:ЕРП показывает плановые поступления и платежи по дням с прогнозом остатков на каждом счёте. Поступления берутся из графиков оплаты по заказам клиентов и договорам, платежи — из согласованных заявок. Казначей видит кассовый разрыв заранее и решает, какие платежи перенести, а какие оплатить с другого счёта. Из календаря формируются списания безналичных денежных средств, а через обмен «1С:Предприятие — Клиент банка» или технологию DirectBank платёжки уходят в банк без ручного ввода, выписки возвращаются обратно.
Контроль и отчётность
Для контроля есть отчёты по движениям денежных средств, ведомость по денежным средствам, лимиты расхода денежных средств, сверка расчётов и задолженность клиентов. Кредиты, депозиты и займы ведутся по договорам с графиками платежей, проценты начисляются автоматически, а плановые платежи попадают в платёжный календарь.
Для групп компаний: 1С:ERP УХ
1С:ERP Управление предприятием ведёт учёт нескольких организаций в одной базе и подходит монопредприятию или небольшому холдингу одной отрасли. Когда в группе десятки юрлиц, разные учётные системы и нужна консолидация, фирма «1С» предлагает 1С:ERP Управление холдингом и 1С:УХ.
| 1С:ERP Управление предприятием | 1С:ERP. Управление холдингом | |
|---|---|---|
| Бюджетирование | БДР, БДДС, бюджеты ЦФО, сценарии, лимиты | Корпоративное бюджетирование группы, конструктор модели с формулами, согласование без программиста |
| Казначейство | Заявки, лимиты, платёжный календарь, обмен с банком | Централизованное казначейство холдинга, фабрика платежей, управление ликвидностью |
| Управленческий учёт | По организациям и направлениям в одной базе | Консолидация группы, МСФО, сверка внутригрупповых операций |
| Кому подходит | Предприятию и небольшой группе компаний | Холдингу и крупной компании с корпоративными функциями |
Если учёт дочерних обществ уже налажен в своих базах и менять его не нужно, есть отдельная 1С:Управление холдингом 8 — она собирает данные поверх существующих систем. Выбор между вариантами делают по процессам конкретной группы, а не по списку функций.
Пример из нашей практики — группа компаний «ТехноСтиль»: шесть баз перенесли в одну 1С:ERP, учёт трёх заводов ведётся в одной базе, казначейство запущено вместе с продажами, производством и регламентированным учётом.
С чего начать: порядок внедрения финансового контура
- Справочники и аналитики. Статьи доходов, расходов и ДДС, направления деятельности, ГФУ — согласованные с будущей бюджетной моделью.
- Казначейство. Заявки, маршруты согласования, обмен с банком. Это даёт быстрый эффект: все платежи видны и согласованы.
- Закрытие месяца и управленческая отчётность. Без закрытого месяца план-факт сравнивать не с чем.
- Бюджеты. Сначала БДДС и БДР, затем бюджеты подразделений, лимиты и платёжный календарь в связке с бюджетом.
Типичные ошибки: бюджетную модель переносят из Excel один в один со всеми исключениями; статьи бюджета не связаны с учётными; лимиты включают до того, как пользователи научились заводить заявки, — и платежи встают.
Где помогает ИИ
ИИ-ассистент, подключённый к 1С:ERP, отвечает финансисту обычными словами: «какой кассовый разрыв ждёт на следующей неделе», «по каким статьям перерасход в этом квартале», «кто из подразделений чаще всего выходит за лимит». Он также готовит черновики пояснений к план-факту и сводки руководителю по расписанию. ChatGPT, Claude и российские модели мы подключаем к 1С и учим работать с данными компании с сохранением прав доступа — подробнее на странице ИИ для 1С.
Читайте также: Закрытие месяца и регламентированный учёт в 1С; Производство в 1С.
Частые вопросы
Есть ли бюджетирование в 1С:ERP «из коробки»?
Да, подсистема бюджетирования входит в типовую 1С:ERP Управление предприятием 2: модели, статьи и виды бюджетов, сценарии, лимиты, план-фактный анализ. Дорабатывать конфигурацию обычно не нужно — нужна методология и настройка.
Чем БДДС в 1С:ERP отличается от платёжного календаря?
БДДС — план денежных потоков по статьям на месяц, квартал или год. Платёжный календарь — оперативный план на дни и недели по конкретным заявкам и графикам оплат. Бюджет задаёт лимиты, календарь показывает, как в них укладываются реальные платежи.
Можно ли вести управленческий учёт в 1С:ERP по нескольким юрлицам?
Да. Организации группы ведутся в одной базе, отчёты строятся по каждой организации, по группе в целом и по направлениям деятельности. Для консолидации с МСФО и учёта в разных базах подходит 1С:ERP УХ.
Нужен ли блок казначейства, если платежи и так делает бухгалтерия?
Если платежей немного и их согласует один человек, достаточно банковских выписок. Казначейство нужно, когда заявки приходят от разных подразделений, нужен контроль бюджета до оплаты и прогноз остатков на неделю вперёд.
Что такое группа настроек финансового учёта в 1С:ERP?
Это правило, по которому управленческая аналитика (номенклатура, расчёты с партнёрами) отражается на бухгалтерских счетах. Правильные ГФУ — условие того, что управленческий и регламентированный учёт сходятся.
Где найти инструкцию по бюджетированию в 1С:ERP 2.5?
Официальное описание подсистемы — в документации на портале 1С:ИТС. Но инструкция не заменит бюджетную модель: её проектируют под структуру и отчёты конкретной компании, а потом настраивают в программе.
Сколько времени занимает внедрение бюджетирования?
Зависит от состояния учёта. Если учёт в 1С:ERP уже стабилен, БДДС и БДР запускают за несколько недель. Если параллельно перестраивается учёт, бюджетирование входит отдельным этапом общего проекта.
«Гильдия консультантов» — партнёр фирмы «1С» с 2001 года, внедряем 1С:ERP по всей России. Поможем спроектировать бюджетную модель, запустить казначейство и платёжный календарь, навести порядок в управленческом учёте и выбрать между 1С:ERP и 1С:ERP УХ для группы компаний. Подробнее — на странице внедрения 1С:ERP.