Сотрудник в 1С:ЗУП: приём, отпуск, больничный, НДФЛ и увольнение — как оформить

Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».

Сотрудник в 1С проходит один и тот же путь: приём на работу, табель и начисление зарплаты, отпуск, больничный, удержание НДФЛ, отчёты в ФНС и СФР и, наконец, увольнение. Ниже — где в 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП 3.1) лежит каждый шаг, какие документы оформлять и где чаще всего ошибаются. Пункты меню даны для актуальных релизов ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8.3 те же операции собраны в разделе «Зарплата и кадры» в упрощённом виде.

Карточка сотрудника и список сотрудников в 1С

В ЗУП человек хранится в двух справочниках: «Физические лица» — паспорт, СНИЛС, ИНН, семья — и «Сотрудники» — его место работы в конкретной организации. Если человек работает по совместительству или в двух организациях, физическое лицо одно, а сотрудников несколько. Поэтому дубль работника в 1С чаще всего появляется, когда физлицо заводят заново вместо выбора существующего.

Список сотрудников открывается в разделе «Кадры» → «Сотрудники». Чтобы добавить сотрудника, создайте его в этом списке и заполните личные данные, а на работу его примет уже кадровый документ. Из карточки доступны все документы по человеку, расчётные листки, остатки отпусков и печать личной карточки Т-2.

Приём на работу в 1С ЗУП

1. Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
2. Укажите сотрудника, подразделение, должность (или позицию штатного расписания, если оно ведётся), дату и вид занятости — основное место или совместительство.
3. На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Здесь же задаётся способ расчёта аванса.
4. Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор.

Сведения о приёме уходят в СФР в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. Отдельного отчёта СЗВ-ТД больше нет — его заменил ЕФС-1, и в 1С сведения формируются в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».

Ошибочно проведённый приём можно отменить: если по сотруднику ещё нет начислений, документ достаточно распровести; если начисления были — сначала разберитесь с ними, иначе расчёт «поедет».

Кадровый перевод и изменение оплаты

Перевод в другое подразделение или на другую должность — документ «Кадровый перевод» в том же журнале. Если меняется только оклад или надбавка, удобнее документ «Изменение плановых начислений»: он не создаёт кадрового события. Перевод попадает в ЕФС-1, повышение оклада — нет.

Табель рабочего времени в 1С

ЗУП считает время по графику работы сотрудника автоматически: отпуск, больничный или командировка сами уменьшают отработанные дни. Документ «Табель» (раздел «Зарплата») нужен, когда учёт времени ведётся по факту — сменный график, сверхурочные, ночные, простой. Печатную форму Т-13 можно получить отчётом и без ввода табеля.

Начисление зарплаты в 1С

1. «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» → создать, указать месяц и нажать «Заполнить». Программа соберёт плановые начисления, учтёт отпуска и больничные, посчитает НДФЛ и страховые взносы.
2. Проверьте результат по отчёту «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты».
3. Разовые премии и доплаты оформляются отдельными документами («Премия», «Разовое начисление») до или вместе с расчётом.
4. Выплата — раздел «Выплаты»: ведомость в банк, в кассу или через раздатчика. Аванс — та же ведомость с видом выплаты «Аванс».

Зарплату по Трудовому кодексу платят не реже двух раз в месяц. Аванс можно назначить фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца — последний вариант точнее, если в первой половине были больничные или отпуск.

Не путайте аванс по зарплате с подотчётными деньгами: выданное «под отчёт» закрывается авансовым отчётом в 1С:Бухгалтерии или ERP, а не в ЗУП. Счёт-фактура на аванс — тоже бухгалтерская тема, к расчёту зарплаты не относится.

Отпуск в 1С ЗУП: как оформить и рассчитать

1. Создайте документ «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Отпуска»).
2. Выберите сотрудника, вид отпуска и даты. Программа покажет остаток дней по рабочим годам.
3. Средний заработок рассчитается автоматически за 12 месяцев до отпуска; проверьте его по ссылке в документе.
4. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска — поэтому выплату ставьте «в межрасчётный период» и формируйте ведомость сразу.

Как провести отпуск — в документе нажмите «Провести», затем создайте ведомость на выплату. Если отпуск выпадает на два месяца, программа сама распределит начисление по периодам.

График, остатки, перенос и отзыв

• График отпусков заводится одноимённым документом на год; из него удобно создавать сами отпуска.
• Остатки отпусков — отчёт в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Если данные при переходе из старой программы перенесли без остатков, их вводят документом начальных остатков.
• Перенос отпуска — документ «Перенос отпуска»; после него изменённый документ «Отпуск» придётся исправить или создать заново.
• Отзыв из отпуска оформляется исправлением отпуска (дата окончания раньше) — программа пересчитает отпускные и вернёт неиспользованные дни в остаток. В последних релизах для этого есть отдельный документ.

Резерв отпусков в 1С

Резерв (оценочные обязательства по отпускам) включается в учётной политике организации. После этого программа ежемесячно начисляет резерв и при отпуске списывает отпускные за его счёт. Обычно резерв обязателен в бухгалтерском учёте, а в налоговом — по выбору организации; если сомневаетесь, сверьте настройку с учётной политикой до закрытия года.

Отпуск по уходу за ребёнком в 1С

Оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком». Пособие по уходу за ребёнком до полутора лет платит СФР напрямую, работодатель лишь передаёт сведения о сотруднике. При выходе на работу на неполный день отпуск не прерывают — достаточно оформить изменение графика, пособие сохраняется.

Больничный в 1С ЗУП

Больничные электронные, поэтому всё начинается с запроса от фонда:

1. «Кадры» → «Пособия» → «Входящие запросы СФР для расчёта пособий» — получите новые запросы.
2. Из запроса создайте документ «Больничный лист» (или «Зарплата» → «Больничные листы» → «Получить из СФР»). Данные электронного листка заполнятся сами.
3. Проверьте средний заработок: он берётся за два предыдущих календарных года. Если у сотрудника был другой работодатель, сведения о заработке можно запросить через СЭДО.
4. Отправьте ответ на запрос: «Ответы на запросы СФР для расчёта пособий» → «Отправить в фонд». На это у работодателя три рабочих дня.

При болезни самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР напрямую сотруднику. Уход за родственником, декрет и производственная травма — полностью за счёт фонда. Часть работодателя выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты.

СФР и ФСС в 1С. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд, но в названиях кнопок старых релизов ещё встречается «ФСС». Если программа пишет про ФСС — это тот же обмен через СЭДО, просто нужно обновить ЗУП.

НДФЛ в 1С: удержание, вычеты, отчёты

НДФЛ исчисляется при начислении зарплаты, а удерживается при выплате. С 2025 года для резидентов действует прогрессивная шкала: 13% с годового дохода до 2,4 млн ₽, 15% — до 5 млн ₽, 18% — до 20 млн ₽, 20% — до 50 млн ₽, 22% — свыше. Повышенная ставка применяется только к части дохода сверх порога; программа считает это сама, если она обновлена.

• Вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты» (раздел «Налоги и взносы»). Размеры вычетов и предел дохода менялись с 2025 года — актуальные значения подставит обновлённая программа.
• Перерасчёт НДФЛ — одноимённый документ, если поменялся статус резидента или вычеты задним числом.
• Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) для сотрудника печатается в «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам». В ФНС отдельно она не сдаётся — сведения входят в годовой 6-НДФЛ.
• Алименты удерживаются по документу «Исполнительный лист»: программа сама соблюдает предельный размер удержаний.

Отчётность по зарплате — 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения и ЕФС-1 — формируется в разделе «Отчётность, справки» и отправляется прямо из 1С через 1С-Отчётность.

Увольнение в 1С ЗУП

1. «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → документ «Увольнение».
2. Укажите дату и основание по статье ТК. Программа сама посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за дни, отгулянные авансом.
3. Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения — сделайте ведомость с выплатой в межрасчётный период.
4. Распечатайте приказ Т-8, записку-расчёт и справки для сотрудника; сведения об увольнении уйдут в ЕФС-1 на следующий рабочий день.

Если уволили «не того» или не той датой, документ можно исправить, пока не сдан ЕФС-1; после — потребуется отменяющая запись в отчёте.

1С:Кабинет сотрудника

Сервис для самих работников: расчётные листки, остатки отпусков, заявления на отпуск и справки, подписание кадровых документов электронной подписью без бумаги. Подключается из ЗУП или 1С:Бухгалтерии, и бухгалтерии становится меньше звонков вида «сколько мне осталось отпуска». На странице 1С:Зарплата и управление персоналом 8 собраны возможности версий и кабинета.

Где помогает ИИ

Расчёт зарплаты ИИ не доверяем: тут нужна точность учётной системы. А вот отвечать по данным базы — «у кого больше 28 дней неиспользованного отпуска», «как изменился ФОТ за квартал», «почему у сотрудника меньше в этом месяце» — ассистент с доступом к 1С умеет уже сейчас. Подробнее — в статье «ИИ для бухгалтера в 1С».

Читайте также: Как сделать в 1С; ИИ для HR.

Частые вопросы

Чем 1С:ЗУП отличается от зарплаты в 1С:Бухгалтерии?

В Бухгалтерии — базовый расчёт для небольшого штата: приём, отпуск, больничный, увольнение. В ЗУП — штатное расписание, графики отпусков, сложные системы оплаты, KPI, кадровый документооборот. Когда сотрудников больше нескольких десятков или оплата не только по окладу — нужен ЗУП.

Сколько стоит программа 1С:Зарплата и кадры?

1С:ЗУП 8 Базовая — 11 100 ₽, ПРОФ — 39 700 ₽ (электронная поставка), в облаке 1С:Фреш — от 755 ₽ в месяц за рабочее место.

Почему отпускные или больничный посчитались неверно?

Чаще всего — не перенесены начисления за расчётный период при переходе с другой программы, неверно настроено начисление (не входит в средний заработок) или программа давно не обновлялась. Начните с расшифровки среднего заработка в документе.

Нужно ли вводить табель каждый месяц?

Нет, если сотрудники работают по графику: ЗУП учитывает время сам. Табель нужен для сменной работы, сверхурочных и учёта по факту.

Где в 1С ЕФС-1 и куда делся СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС заменены единой формой ЕФС-1. Кадровые сведения формируются в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки», остальные подразделы — в «Отчётность, справки».

Как в 1С удержать НДФЛ с отпускных?

Автоматически: налог исчисляется в документе «Отпуск» и удерживается при выплате по ведомости. Важно провести ведомость датой фактической выплаты.

Что делать, если после обновления пропали запросы СФР или не работает СЭДО?

Проверьте настройки обмена с СФР и сертификат электронной подписи организации. Если не помогло — обращайтесь на линию консультаций по 1С:ИТС: такие вопросы решаются в рамках договора.

Итог

Почти все кадровые и зарплатные операции в 1С укладываются в несколько документов: приём, перевод, отпуск, больничный, начисление, ведомость, увольнение. Ошибки возникают на стыках — при переходе с другой программы, при пропущенных обновлениях и при нестандартных системах оплаты. Так было и у завода «Тулажелдормаш»: зарплату по KPI от рабочего до директора мы перенесли из таблиц в 1С:ЗУП КОРП — подробнее в кейсе.

«Гильдия консультантов» — партнёр 1С с 2001 года. Ведём ЗУП клиентов по всей России: обновляем, отвечаем на вопросы бухгалтерии и кадровиков, исправляем ошибки расчёта. Подробнее — на странице удалённого обслуживания 1С, или оставьте заявку — разберём вашу ситуацию.