Задачи в Битрикс24 от постановки до закрытия: роли, поля, шаблоны и регулярные задачи, удаление и корзина. Проекты, канбан, диаграмма Ганта, Скрам, задачи в CRM и частые ошибки.
Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».
Задачи в Битрикс24 — это поручения с ответственным, сроком и результатом, которые видны всей команде, а проекты — их общее пространство с участниками, чатом, файлами и сроками. Разберём, как поставить задачу в Битрикс24, какие у неё роли и поля, как завершить, удалить и восстановить задачу, как создать проект, вести его по канбану, диаграмме Ганта или Скраму и как связать задачи с CRM. В конце — частые ошибки и вопросы.
Задачи и проекты в Битрикс24: что это и какие задачи решают
Раздел «Задачи и проекты» заменяет поручения в мессенджерах, устные договорённости и таблицы «кто что делает». У каждой задачи есть владелец, срок и история: кто поставил, кто взял, сколько времени ушло, чем закончилось. Руководитель открывает список и видит, что просрочено, а не собирает статус на планёрке.
Если коротко ответить, какие задачи решает Битрикс24 в этом разделе:
- поручения не теряются — у каждого есть срок и ответственный;
- обсуждение идёт в самой задаче, а не в личных переписках;
- повторяющаяся работа ставится автоматически по шаблону;
- проекты видны целиком — этапы, сроки и загрузка людей;
- задачи по клиентам привязаны к сделкам и компаниям в CRM.
Если вы только знакомитесь с системой, начните со статьи что такое Битрикс24 и как им пользоваться.
Роли в задаче
- Постановщик — тот, кто ставит задачу и принимает результат.
- Исполнитель (ответственный) — один человек, который отвечает за результат и завершает задачу.
- Соисполнители — помогают исполнителю, могут писать комментарии и учитывать время, но завершить задачу сами не могут.
- Наблюдатели — получают уведомления о ходе работы, например руководитель отдела.
Правило «один исполнитель на задачу» — главное. Если ответственных трое, на деле не отвечает никто.
Как создать задачу в Битрикс24
Задачу можно создать из раздела «Задачи и проекты», из чата (сообщение превращается в задачу), из ленты новостей, из карточки сделки или клиента в CRM и из мобильного приложения. Порядок постановки задачи в Битрикс24 одинаковый:
- Нажмите «Создать» в разделе задач.
- Напишите название так, чтобы из него был понятен результат: не «Сайт», а «Обновить цены в каталоге сайта».
- В описании укажите, что нужно сделать и как понять, что сделано. Длинное поручение разбейте на пункты чек-листа.
- Выберите исполнителя, при необходимости — соисполнителей и наблюдателей.
- Поставьте крайний срок. Без срока задача уходит в «когда-нибудь».
- Привяжите задачу к проекту и к элементу CRM, если она про клиента; приложите файлы.
- Включите контроль результата, если хотите проверить работу перед закрытием, и сохраните задачу.
Как поставить задачу в Битрикс24 сотруднику другого отдела? Так же — выберите его исполнителем. Права могут это ограничивать: если сотрудник не выбирается, проверьте настройки доступа к задачам у администратора. Поставить задачу от имени другого сотрудника может только администратор.
Поля и настройки задачи
- Чек-лист — пункты внутри задачи; удобно для этапов и критериев приёмки.
- Подзадачи — самостоятельные задачи внутри основной, со своими исполнителями и сроками. Чтобы сделать подзадачу в Битрикс24, создайте её из основной задачи или укажите основную как родительскую.
- Связанные задачи — задачи, которые зависят друг от друга, например «подготовить баннеры» и «запустить рекламу».
- Учёт времени — сколько часов потрачено; есть ручной ввод и таймер.
- Оценка трудоёмкости, теги, приоритет, напоминания.
- Пользовательские поля в задачах Битрикс24 — свои поля под процесс (номер договора, тип работ). Добавляет их администратор; на облаке набор возможностей зависит от тарифа.
Чат задачи и ИИ
В новых задачах у каждой задачи есть свой чат: обсуждение, файлы и история изменений собраны в одном месте. Учтите, что упоминание сотрудника в чате не делает его участником задачи — добавьте его соисполнителем или наблюдателем. Встроенный ИИ Битрикс24 (CoPilot, на сайте Битрикс24 — BitrixGPT) помогает сформулировать описание, составить чек-лист, сделать выжимку длинного обсуждения и поставить задачу из голосового сообщения.
Как работать с задачами в Битрикс24 каждый день
Как выполнить, завершить и закрыть задачу
Исполнитель нажимает «Начать выполнение», а когда закончил — «Завершить». Если постановщик включил контроль результата, задача уходит ему на проверку: он принимает работу или возвращает её на доработку. Соисполнитель завершить задачу не может — только исполнитель или постановщик.
Как продлить задачу и делегировать её
Срок меняет постановщик; исполнитель может запросить перенос, если постановщик это разрешил в задаче. Делегировать задачу в Битрикс24 — значит передать её другому исполнителю: команда «Делегировать» есть в меню действий задачи. Постановщик при этом остаётся прежним.
Как скопировать задачу и сделать шаблон
Копия задачи создаётся из меню действий («Копировать») — пригодится, когда похожее поручение нужно другому человеку. Если задача повторяется часто, сделайте шаблон: «Задачи и проекты» → «Ещё» → «Шаблоны» → «Создать» (названия пунктов могут немного отличаться в разных версиях интерфейса). В шаблон сохраняются название, описание, исполнитель, чек-лист и теги.
Повторяющиеся и регулярные задачи
Повторяющаяся задача в Битрикс24 создаётся на основе шаблона: включите в нём «Сделать задачу регулярной», задайте периодичность (день, неделя, месяц, год), время создания и условие окончания — дату или число повторов. Так ставят еженедельные отчёты, сверки, ежемесячные закрытия.
Как удалить задачу и восстановить удалённую
Удалить задачу в Битрикс24 может постановщик или администратор — через меню действий задачи или групповым действием в списке. Удалённая задача попадает в корзину и хранится там 30 дней. Чтобы вернуть удалённую задачу, откройте «Задачи и проекты» → «Ещё» → «Корзина», отметьте задачу и восстановите её. Обычный пользователь видит в корзине свои задачи, администратор — все. Из корзины задача удаляется навсегда.
Где посмотреть завершённые задачи
В списке задач включите фильтр «Завершённые» или уберите фильтр по статусу «В работе» — завершённые задачи по умолчанию скрыты. В фильтре можно выбрать свою роль: «Делаю», «Поручил», «Помогаю», «Наблюдаю».
Режимы просмотра: список, канбан, Мой план, Гант
| Режим | Что показывает | Кому удобно |
|---|---|---|
| Список | Все задачи с фильтрами, сортировкой и групповыми действиями | Руководителю — найти просрочки, массово перенести сроки |
| Сроки | Задачи по колонкам «просрочены», «на сегодня», «на неделю» | Исполнителю — спланировать день |
| Мой план | Личный канбан: свои колонки, задачи перетаскиваются мышью | Каждому сотруднику |
| Канбан проекта | Этапы проекта, общие для команды | Командам с понятными стадиями работы |
| Календарь | Задачи на календарной сетке | Тем, у кого работа привязана к датам |
| Диаграмма Ганта | Задачи на шкале времени и зависимости между ними | Проектам с этапами, которые идут друг за другом |
Диаграмма Ганта в Битрикс24: как сделать
Что такое Гант в Битрикс24 — это вид, где каждая задача показана полосой от даты начала до срока. Чтобы построить диаграмму Ганта в Битрикс24, откройте проект, переключитесь на вид «Гант» и задайте задачам даты начала и окончания — полосы можно тянуть мышью. Зависимости ставятся стрелками между полосами: «следующая начинается, когда закончилась предыдущая». Если сдвинуть первую задачу, связанные сдвинутся за ней — так сразу видно, как задержка одного этапа влияет на срок всего проекта.
Проекты в Битрикс24
Проект в Битрикс24 — это рабочая группа с участниками, задачами, чатом, файлами, календарём и сроками. Проекты подходят для работ с началом и концом (запуск сайта, внедрение, переезд офиса), группы — для постоянной работы отдела.
Как создать проект в Битрикс24
- Откройте раздел «Проекты» и нажмите «Создать».
- Назовите проект по результату: «Запустить интернет-магазин», а не «Магазин».
- Выберите вид: обычный проект или Скрам.
- Выберите, открытый он (виден всем сотрудникам, можно вступить самому) или закрытый (только по приглашению).
- Добавьте участников. Клиента или подрядчика можно пригласить гостем и ограничить, что он видит.
- Добавляйте задачи в карточке проекта или привязывайте к проекту существующие.
Как вести проекты в Битрикс24
- разбейте проект на этапы в канбане и задачи со сроками;
- для зависимых этапов используйте диаграмму Ганта;
- обсуждения ведите в чате проекта, документы храните на его диске;
- раз в неделю смотрите просроченные задачи и задачи без исполнителя;
Скрам в Битрикс24: что это
Скрам — вид проекта для команд, которые работают короткими циклами (спринтами). В Битрикс24 Скрам есть бэклог — общий список задач, спринты на одну–четыре недели, оценка задач в стори поинтах, планирование спринта и итоговые встречи. Подходит разработчикам, маркетингу, продуктовым командам.
Как закрыть, удалить проект или выйти из него
Закончившийся проект лучше не удалять, а перенести в архив в настройках проекта: задачи и файлы сохранятся, а из списка активных он уйдёт. Удалить проект может его владелец или администратор портала — тоже в настройках; при удалении теряются его чат и файлы, поэтому делайте это, только если проект создан по ошибке. Чтобы выйти из проекта, откройте его меню и выберите выход. Владельцу сначала нужно передать проект другому участнику.
Задачи в CRM: чем дело отличается от задачи
Запрос «CRM задачи» обычно про то, как связать поручения с клиентами. В CRM Битрикс24 есть два инструмента:
- дело — действие менеджера в карточке клиента или сделки: позвонить, написать, встретиться. Видно в истории клиента, поручается обычно себе;
- задача — поручение с исполнителем, сроком и контролем, которое можно привязать к сделке, контакту или компании. Подходит, когда по клиенту работает другой отдел: юрист проверяет договор, склад собирает заказ.
Роботы CRM ставят задачи сами: новая заявка — задача «перезвонить», оплата — задача складу. Проектная компания может вести каждый заказ клиента как сделку, а работы по нему — как проект с задачами: так CRM-проект виден и продажам, и исполнителям.
Отчёты по задачам и экспорт
Отчёт по задачам в Битрикс24 строят из списка: отфильтруйте нужные задачи (исполнитель, проект, период, статус) и выгрузите список в Excel через меню настроек списка — так же делают экспорт задач из Битрикс24. Для регулярной аналитики подключают BI-конструктор: просрочки по отделам, затраченное время, загрузка людей.
Частые ошибки
- Задачи без срока и оценки. Когда мы поручили ИИ-агенту проверять задачи нашей веб-студии по регламенту, первый же прогон показал: у 28 из 32 задач в работе не было ни оценки в часах, ни срока. Подробности — в кейсе ИИ-агент проверяет задачи в Битрикс24.
- Несколько ответственных вместо одного исполнителя и соисполнителей.
- Обсуждение в личных чатах — история работы теряется вместе с сотрудником.
- Нет правил. Битрикс24 работает, когда в компании договорились, кто ставит задачи, как формулирует и кто принимает результат.
- Задачами ведут техподдержку клиентов. Для заявок клиентов с учётом времени и балансом удобнее отдельный инструмент — например, наше приложение Deskman для Битрикс24.
Частые вопросы
Как поставить задачу в Битрикс24 с телефона?
В мобильном приложении откройте «Задачи» и нажмите «+» — поля те же, что на компьютере: исполнитель, срок, описание. Задачу можно создать и из сообщения в чате.
Как добавить соисполнителя в задачу в Битрикс24?
Откройте задачу и в блоке участников добавьте сотрудника в соисполнители. Сделать это может постановщик или исполнитель, если права позволяют.
Как восстановить удалённую задачу в Битрикс24?
Откройте корзину в разделе «Задачи и проекты» и восстановите задачу. Корзина хранит задачи 30 дней; удалённую из корзины задачу вернуть нельзя.
Как объединить задачи в Битрикс24?
Функции слияния задач нет. Сделайте одну задачу основной, а остальные — её подзадачами, или свяжите их между собой. Лишние копии можно удалить.
Можно ли управлять проектами в Битрикс24 вместо отдельной системы?
Для большинства компаний — да: проекты, канбан, Гант, Скрам и учёт времени покрывают управление проектами и задачами. Отдельная система нужна, если требуется сложное ресурсное планирование портфеля проектов.
Почему сотрудники не ведут задачи в Битрикс24?
Чаще всего нет правил и обучения: непонятно, что считать задачей, кто ставит сроки и кто принимает работу. Мы проводим обучение Битрикс24 по ролям — для сотрудников, руководителей и администраторов.
«Гильдия консультантов» — золотой партнёр Битрикс24 и франчайзи 1С с 2001 года, свои задачи и проекты мы ведём в Битрикс24 сами. Настроим задачи, проекты, права и роботов под ваши процессы, свяжем их с CRM и 1С, подключим ИИ к контролю задач. Работаем по всей России удалённо. Оставьте заявку на странице настройки Битрикс24 — начнём с бесплатного разбора ваших процессов.