Основные средства в 1С:ERP: учёт ОС, ремонты, аренда и лизинг по ФСБУ 25/2018

Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».

Основные средства в 1С:ERP учитываются иначе, чем в 1С:Бухгалтерии и 1С:УПП: оборудование — это не только инвентарная карточка с амортизацией, но и объект эксплуатации, который ремонтируют, загружают в производстве и по которому считают затраты. Аренда и лизинг с 2022 года ведутся по ФСБУ 25/2018 — с правом пользования активом, дисконтированием и процентами. Разберём, как устроен учёт основных средств в 1С:ERP 2.5, как принять ОС к учёту, оформить модернизацию и ремонты, как отразить договор аренды и лизинга, изменить его условия или выкупить предмет аренды, и где чаще всего ошибаются.

Как устроен учёт основных средств в 1С:ERP

Всё, что связано с ОС, НМА, арендой и лизингом, собрано в разделе «Внеоборотные активы». В нём — справочник основных средств, рабочее место «Документы по основным средствам», документы по аренде, справочник договоров аренды (лизинга) и отчёты по внеоборотным активам. Если команда не находится в меню, наберите её название в строке поиска интерфейса — в ERP это самый быстрый путь.

Три особенности, к которым нужно привыкнуть после других программ 1С:

• Один объект — несколько ролей. Станок одновременно основное средство в бухгалтерском учёте, объект эксплуатации в подсистеме ремонтов и рабочий центр в производстве. Карточки связаны, но заполняются в разных местах и часто разными службами.
• Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся параллельно по своим правилам: срок полезного использования, способ амортизации и даже стоимость могут различаться. Параметры задаются при принятии к учёту отдельно для каждого вида учёта.
• Амортизация начисляется при закрытии месяца регламентной операцией, а не отдельным документом бухгалтера. Поэтому ошибки в карточках ОС видны в отчёте о закрытии месяца.

Счета подставляются по группам финансового учёта (ГФУ): бухгалтер не выбирает 01 или 08 вручную — программа берёт счёт из настройки группы. Если у нового объекта не указана ГФУ, проводок не будет.

Что требует ФСБУ 6/2020 и как это отражено в программе

С отчётности за 2022 год основные средства учитываются по ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (приказ Минфина России от 17.09.2020 № 204н), а затраты на их создание и приобретение — по ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения». Главное, что нужно настроить в 1С:ERP под стандарт:

• Лимит существенности. Организация сама устанавливает лимит стоимости, ниже которого активы не учитываются как ОС, а сразу признаются расходами (п. 5 ФСБУ 6/2020). Лимит закрепляют в учётной политике и соблюдают при оформлении поступлений: дешёвое имущество списывают в расходы, при необходимости ведя забалансовый учёт.
• Способы амортизации. Стандарт допускает линейный способ, способ уменьшаемого остатка и способ пропорционально количеству продукции (объёму работ). Для третьего в 1С:ERP задают показатель наработки и регулярно вводят её фактические значения.
• Ликвидационная стоимость. Если её ожидают получить при выбытии (например, металлолом с крупного оборудования), её указывают в параметрах амортизации — амортизируется стоимость за её вычетом.
• Проверка элементов амортизации. Срок полезного использования, ликвидационную стоимость и способ амортизации проверяют в конце каждого отчётного года и при изменении обстоятельств. Изменения отражают перспективно — в программе это изменение параметров объекта с новой даты, а не правка карточки задним числом.
• Начало амортизации. По стандарту амортизация начинается с даты признания объекта; учётной политикой можно установить начало с первого числа следующего месяца. Выбранный вариант задают в учётной политике бухгалтерского учёта.
• Переоценка и обесценение. Для групп ОС можно выбрать учёт по переоценённой стоимости, а обесценение проверяют по МСФО (IAS) 36. Если переоценка не предусмотрена учётной политикой, соответствующие операции в базе использовать не нужно.

Налоговый учёт ведётся по Налоговому кодексу: там свой лимит стоимости, своя амортизационная группа и свой порядок. Разницы между бухгалтерским и налоговым учётом 1С:ERP считает автоматически, если параметры в обоих видах учёта заполнены.

Приобретение и принятие ОС к учёту в 1С:ERP

Путь объекта от покупки до эксплуатации обычно такой:

1. Поступление. Оборудование, которое не требует монтажа, приходуют документом приобретения товаров и услуг или документом поступления услуг и прочих активов; затраты накапливаются как капитальные вложения. Если объект создаётся силами организации или собирается из частей, затраты на монтаж, доставку и наладку собирают на этом же объекте капвложений.
2. Принятие к учёту. Документ «Принятие к учету ОС» формирует первоначальную стоимость и переводит объект из капвложений в основные средства. В нём указывают подразделение, материально ответственное лицо, ГФУ, параметры амортизации для бухгалтерского и налогового учёта, а при необходимости — счёт и статью расходов, куда пойдёт амортизация.
3. Ввод в эксплуатацию. Дата ввода в эксплуатацию и дата начала амортизации могут не совпадать с датой поступления. Если объект ещё монтируется, принимайте его к учёту только после готовности к использованию — иначе амортизация начнётся раньше, чем нужно.

Стоимость основного средства в 1С:ERP может включать не только цену поставщика, но и доставку, монтаж, проценты по целевым займам, услуги наладчиков. Каждая такая затрата должна быть привязана к объекту капвложений через аналитику статьи расходов — тогда при принятии к учёту стоимость соберётся сама.

Нематериальные активы

Учёт НМА в 1С:ERP устроен так же: поступление затрат, принятие к учёту с параметрами амортизации, амортизация при закрытии месяца, списание. Улучшение (модернизация) НМА оформляется отдельной операцией, которая увеличивает стоимость актива. Правила признания НМА — в ФСБУ 14/2022, его требования к лимиту и элементам амортизации похожи на ФСБУ 6/2020.

Движение ОС: перемещение, модернизация, изменение параметров, выбытие

• Перемещение ОС между подразделениями или материально ответственными лицами меняет и место учёта, и счёт отнесения амортизации — проверьте, на какую статью и направление деятельности будут падать расходы в новом подразделении.
• Модернизация ОС в 1С:ERP. Затраты на реконструкцию или дооборудование собирают так же, как при приобретении, а затем документом модернизации увеличивают стоимость объекта и при необходимости меняют срок полезного использования. Если работы ведутся через подсистему ремонтов, в заказе на ремонт выбирают операцию «Модернизация» — тогда затраты попадут в стоимость ОС, а не в расходы периода.
• Изменение параметров ОС — срок, способ амортизации, ликвидационная стоимость, счёт или статья отнесения расходов. Это и есть перспективное изменение элементов амортизации по ФСБУ 6/2020.
• Разукомплектация ОС нужна, когда один объект делят на несколько (или выделяют из него узел для продажи). Стоимость и накопленная амортизация распределяются между новыми объектами.
• Переоценка ОС — только если учёт по переоценённой стоимости закреплён в учётной политике для группы ОС.
• Выбытие. Продажа оформляется реализацией с передачей ОС, ликвидация — документом «Списание ОС»; детали, оставшиеся после разборки, оприходуются как запасы.

Амортизация: как проверить и где посмотреть

Амортизация ОС и НМА начисляется при закрытии месяца отдельной операцией. Перед ней убедитесь, что все объекты, введённые в месяце, приняты к учёту, а для объектов «пропорционально объёму продукции» введена наработка. Посмотреть начисленные суммы можно в отчётах по внеоборотным активам — ведомости амортизации ОС с отбором по организации, подразделению, группе и любой другой аналитике. Если сумма амортизации не совпадает с ожиданием, чаще всего виноваты разные параметры в бухгалтерском и налоговом учёте или неверная дата начала амортизации.

О том, как амортизация встроена в общий порядок закрытия месяца и почему ошибка в карточке ОС может остановить расчёт себестоимости, — в нашей статье о закрытии месяца в 1С:ERP.

Ремонты в 1С:ERP

Подсистема «Управление ремонтами» включается функциональной опцией в разделе «НСИ и администрирование» (настройки производства, «Ремонты»). Она нужна, если оборудование много и простои дорого стоят: на производстве, в транспортных и сервисных компаниях.

• Объекты эксплуатации — оборудование, которое ремонтируют. Объект связывают с основным средством и рабочими центрами. Однотипные объекты объединяют в классы объектов эксплуатации: для класса задают виды ремонта, ремонтный цикл, показатели наработки и нормы трудозатрат.
• Регистрация дефекта — документ, которым фиксируют поломку и дефектные узлы. Все дефекты видны в журнале дефектов.
• Заказ на ремонт — главный документ подсистемы: какие ремонты нужны, какие материалы и работы, на какое время останавливаются рабочие центры, какие дефекты устраняются. Материалы и запчасти на ремонт списывают документом «Внутреннее потребление товаров».
• Наработка объектов эксплуатации — фиксирует моточасы, пробег или другие показатели. От наработки зависят плановые ремонты.
• Планирование ремонтных работ — рабочее место, где из ремонтного цикла формируется график ремонтов; контроль — в отчётах «Состояние объектов эксплуатации» и «Ход ремонтных мероприятий».

Затраты на текущий ремонт в регламентированном учёте относятся к общепроизводственным расходам подразделения, которое эксплуатирует оборудование, и при закрытии месяца распределяются на себестоимость продукции. Затраты на модернизацию увеличивают стоимость ОС. А поскольку остановка рабочего центра в заказе на ремонт учитывается при планировании, производство заранее видит, когда станок недоступен. Подробнее о том, как ремонты, планирование и себестоимость работают вместе, — на странице 1С:ERP для производства.

Аренда в 1С:ERP по ФСБУ 25/2018

С отчётности за 2022 год аренда учитывается по ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды» (приказ Минфина России от 16.10.2018 № 208н). Арендатор на дату предоставления предмета аренды признаёт право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде — приведённую (дисконтированную) стоимость будущих арендных платежей. Дальше ППА амортизируется, а на обязательство начисляются проценты.

Стандарт разрешает не признавать ППА, а относить платежи на расходы равномерно, если срок аренды не больше 12 месяцев на дату предоставления предмета или если рыночная стоимость предмета аренды без учёта износа не превышает 300 тысяч рублей и субаренда не планируется. Эти упрощения нужно закрепить в учётной политике и применять последовательно. Организации, которые вправе вести упрощённый бухучёт, имеют дополнительные послабления — проверьте их применимость со своим главным бухгалтером или аудитором.

Как настроить и заключить договор аренды в 1С:ЕРП

1. Настройка аренды. В учётной политике организации включают учёт аренды по ФСБУ 25/2018, указывают дату начала амортизации арендованных ОС и правила признания арендных платежей в налоговом учёте. Заводят ГФУ для счетов арендованных активов и отдельные статьи расходов — для услуг аренды и для процентов.
2. Договор аренды (лизинга) — карточка в разделе «Внеоборотные активы»: арендодатель, цель договора (аренда или лизинг), график платежей, обеспечительный платёж, условие выкупа, ставка дисконтирования.
3. Заключение договора аренды — документ, по которому программа рассчитывает обязательство и стоимость права пользования активом.
4. Принятие к учёту. Арендованное имущество принимают документом «Принятие к учету ОС» с видом операции для договоров аренды. Так в 1С:ERP заводят арендованное оборудование, помещения и транспорт.
5. Ежемесячные операции. Счета арендодателя оформляют документом «Поступление услуг по аренде», оплаты — списанием с расчётного счёта с операцией оплаты арендодателю. Начисление процентов по аренде программа формирует автоматически, амортизация ППА начисляется при закрытии месяца.

Контроль — в отчётах «Арендованные ОС», «Ведомость расчетов по аренде (лизингу)» и в план-фактном анализе оплат и начислений по аренде.

Изменение условий, выкуп и расторжение договора

Если меняется арендная плата, срок или предмет аренды, по ФСБУ 25/2018 обязательство пересчитывают, а стоимость ППА корректируют. В 1С:ERP для этого оформляют изменение условий договора аренды с новой даты — новый график платежей программа сама пересчитает по дисконтированию. Не правьте исходный договор задним числом: тогда пересчитаются уже закрытые периоды.

Выкуп арендованных ОС предусматривают в договоре заранее: выкупная стоимость входит в график платежей, а после выкупа объект переводится из арендованных в собственные основные средства. Расторжение или досрочное прекращение договора аренды отражают отдельной операцией с датой прекращения: программа спишет оставшееся обязательство и ППА, а разницу отнесёт на прочие доходы или расходы.

Субаренда и налоговый агент

При субаренде организация одновременно арендатор и арендодатель: по договору с собственником она признаёт ППА, а договор с субарендатором классифицирует как финансовую или операционную аренду по правилам для арендодателя. Если вы арендуете государственное или муниципальное имущество у органов власти, вы налоговый агент по НДС (п. 3 ст. 161 НК РФ): налог удерживают из платежей и перечисляют в бюджет — признак налогового агента указывают в договоре.

Арендодатель

Для арендодателя стандарт требует классифицировать каждый договор как финансовую или операционную аренду. Если сдача имущества — основной бизнес (торговые центры, бизнес-центры), типовой функциональности обычно мало: фирма «1С» выпускает отраслевое решение «1С:Аренда и управление недвижимостью» для 1С:ERP с учётом площадей, счетов арендаторам и расчётом переменной части платы.

Лизинг в 1С:ERP

Для лизингополучателя лизинг по ФСБУ 25/2018 — это разновидность аренды. Учёт лизинга в 1С:ERP ведут тем же договором аренды (лизинга) с целью «лизинг»: ППА, обязательство, проценты, выкупная стоимость. При этом не важно, на чьём балансе предмет лизинга по условиям договора: в бухгалтерском учёте лизингополучатель всё равно признаёт право пользования активом. Условие о балансодержателе влияет на налоговый учёт: если предмет на балансе лизингополучателя, он амортизирует его в налоговом учёте, если на балансе лизингодателя — признаёт лизинговые платежи расходами.

Как провести лизинг в 1С:ERP пошагово: заполнить договор лизинга с графиком платежей и выкупной стоимостью, заключить договор, принять предмет лизинга к учёту, ежемесячно оформлять поступление лизинговых услуг и оплаты, при окончании — выкуп и перевод в собственные ОС. Сублизинг отражают по той же схеме, что субаренду. Лизинговым компаниям нужны отраслевые решения на базе 1С:ERP — типовой функциональности для портфеля договоров лизинга недостаточно.

Частые ошибки

При переходе с 1С:УПП особенно внимательно переносите остатки по ОС и действующие договоры аренды: параметры амортизации и дисконтирования после загрузки стоит сверить вручную на нескольких объектах. Подробнее о переходе — в статье «Путь от УПП к ERP».

Где помогает ИИ

Учёт ОС и аренды — много однотипных проверок, и с ними хорошо справляется ИИ-помощник, подключённый к 1С: найти объекты без ГФУ или с подозрительным сроком полезного использования, сверить графики платежей по договорам аренды с фактическими счетами, напомнить об окончании договоров и годовой проверке элементов амортизации, объяснить простым языком, почему не начислилась амортизация. Помощник видит только те данные, которые разрешены пользователю, а решения по учёту остаются за бухгалтером. Как это устроено — на странице ИИ для 1С.

Читайте также: Закрытие месяца и регламентированный учёт в 1С; Склад и закупки в 1С; Производство в 1С.

Частые вопросы

Где в 1С:ERP основные средства?

В разделе «Внеоборотные активы»: там справочник основных средств, документы по ОС, договоры и документы по аренде, отчёты по внеоборотным активам.

Как принять к учёту ОС в 1С:ЕРП?

Соберите затраты на объект как капитальные вложения, затем оформите документ «Принятие к учету ОС»: подразделение, ГФУ, параметры амортизации для бухгалтерского и налогового учёта. Амортизация начнётся при закрытии месяца с даты, заданной учётной политикой.

Как в 1С:ERP завести арендованное оборудование?

Заведите договор аренды (лизинга), оформите заключение договора аренды и примите предмет аренды к учёту документом «Принятие к учету ОС» с операцией для договоров аренды. Если срок аренды не больше 12 месяцев или предмет дешевле 300 тысяч рублей и это закреплено в учётной политике, ППА можно не признавать.

Как отразить изменение условий договора аренды в 1С:ERP?

Оформите изменение условий договора с даты, с которой условия действуют. Программа пересчитает обязательство и стоимость права пользования активом; прошлые периоды не меняются.

Чем учёт лизинга отличается от аренды в 1С:ERP?

В бухгалтерском учёте почти ничем: и то и другое — договоры по ФСБУ 25/2018 с ППА и обязательством. Отличия — в налоговом учёте, который зависит от того, на чьём балансе предмет лизинга, и в выкупе в конце договора.

Как включить ремонты в 1С:ERP 2.5?

Включите функциональную опцию «Управление ремонтами» в разделе «НСИ и администрирование» (настройки производства), заведите классы и объекты эксплуатации, затем оформляйте дефекты и заказы на ремонт.

Где посмотреть ведомость амортизации в 1С:ERP?

В отчётах по внеоборотным активам. Ведомость амортизации ОС можно сгруппировать по подразделениям, группам ОС и другой аналитике.

«Гильдия консультантов» — партнёр фирмы «1С» с 2001 года, автоматизировали более 400 рабочих мест на 1С:ERP и работаем по всей России. Настроим учёт основных средств, аренды и лизинга по ФСБУ 6/2020 и 25/2018, перенесём остатки из старой системы и подключим ремонты на производстве. Подробнее о программе — на странице 1С:ERP Управление предприятием, о проекте — на странице внедрения 1С:ERP; для регулярной помощи бухгалтерии — сопровождение по 1С:ИТС.