Как устроен склад в 1С:ERP и закупки: ордерная схема и адресное хранение, план закупок и заказ поставщику, поступление и корректировки, перемещение, списание, инвентаризация, ввод начальных остатков и контроль остатков.
Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».
Склад и закупки в 1С:ERP — это два раздела программы, через которые проходит почти каждый рубль запасов: заказ поставщику, приёмка, хранение, перемещение, списание и инвентаризация. Здесь же чаще всего «не сходятся остатки». Расскажу, как устроен склад в 1С:ERP и закупки в 1С:ERP, какими документами оформляется каждая операция и где пользователи ошибаются чаще всего. Описание — по 1С:ERP Управление предприятием 2.5; в отраслевых решениях на её основе логика та же.
Как устроен складской учёт в 1С:ERP
В 1С:ERP учёт товаров ведётся в двух разрезах. Финансовый — сколько товара числится за организацией и по какой стоимости. Складской — что физически лежит на складе и в какой ячейке. Обычно оба разреза двигаются одним документом, но на больших складах их разделяют: менеджер оформляет документ, а кладовщик отдельно подтверждает факт ордером. Это и есть ордерная схема.
Как создать склад в 1С:ERP
Склады — справочник «Склады и магазины» (раздел «Склад и доставка» → «Склады и магазины»; если отключено использование нескольких складов, сначала включите его в «Администрирование» → «Склад и доставка»). При создании нового склада важны не название, а настройки на вкладках:
- использовать ли ордерную схему — при поступлении, отгрузке и отражении излишков и недостач, с какой даты;
- использовать ли складские помещения и адресное хранение;
- контролировать ли оперативные остатки;
- ответственный кладовщик. Включайте ордерную схему и адресное хранение с начала периода, а не посреди месяца — иначе разойдутся финансовые и складские остатки.
Ордерная схема в 1С:ERP
Ордерный склад в 1С:ERP — это склад, где документ менеджера и факт движения товара разнесены. Поступление оформляется документом «Приобретение товаров и услуг», а приёмку подтверждает «Приходный ордер на товары». Отгрузку — «Реализация товаров и услуг» плюс «Расходный ордер на товары». Найти расходный ордер на товары можно в разделе «Склад и доставка» → «Отгрузка», приходный — в «Склад и доставка» → «Поступление».
Ордерная система в 1С:ЕРП оправдана, когда склад большой, приёмка занимает время или товар приходит частями. Для небольшого склада она добавит работы без пользы.
Адресное хранение и топология склада
Адресный склад в 1С:ERP описывается как помещения, рабочие участки, области хранения и ячейки. Для быстрого старта есть генерация топологии склада: задаёте линии, стеллажи, ярусы и позиции — программа создаёт ячейки сама. Дальше настраиваются складские группы номенклатуры (какие товары в каких областях хранятся), правила размещения и отбора, ограничения ячеек по весу и объёму. Кладовщики работают с заданиями на размещение и отбор, в том числе с терминала.
Закупки в 1С:ERP: от потребности до оплаты
Управление закупками в 1С:ERP строится цепочкой: потребность → заказ поставщику → поступление → оплата. Чем полнее цепочка, тем больше программа контролирует сама.
План закупок и заявки
План закупок в 1С:ERP ведётся в подсистеме планирования: документ «План закупок» по сценарию и периоду, обычно на основании планов продаж и производства. Оперативная потребность считается в рабочем месте «Обеспечение потребностей»: программа берёт заказы клиентов, производственные заказы, страховой запас и правила обеспечения (минимум-максимум, по норме, по статистике) и предлагает, что и у кого заказать.
Заявку на закупку от подразделения в 1С:ERP удобно оформлять как «Заказ на внутреннее потребление» или «Заказ на перемещение», и из них программа формирует потребность. Свой маршрут согласования заявок делают доработкой или через 1С:Документооборот.
Заказ поставщику в 1С:ЕРП
Заказ поставщику в 1С:ERP — центральный документ закупки. В нём фиксируются товары, цены, желаемая дата поступления, график оплаты и склад. Условия работы с поставщиком (цены, отсрочка, порядок расчётов) удобно хранить в «Соглашении об условиях закупок» или в договоре — тогда они подставляются в заказ автоматически.
Согласование заказа поставщику в 1С:ERP идёт через статусы: «Не согласован» → «Согласован» → «Подтверждён» → «Закрыт». Включить согласование можно в «Администрирование» → «Закупки». Как закрыть заказ поставщику в 1С:ЕРП, если поставщик привёз не всё и довоза не будет: установите статус «Закрыт» или воспользуйтесь обработкой «Закрытие заказов поставщикам» — остаток заказа перестанет висеть в ожидаемых поступлениях.
Номенклатура поставщика
Номенклатура поставщика в 1С:ERP — справочник соответствий: «у поставщика это называется так-то и имеет такой-то артикул, а у нас — вот эта позиция». Он нужен для загрузки прайс-листов, сравнения цен разных поставщиков и автоматического сопоставления строк при загрузке входящих документов по ЭДО. Если сопоставление не заполнено, каждый входящий УПД приходится разбирать вручную. Порядок в справочнике номенклатуры — отдельная большая тема, мы разбирали её в статье об ошибках в НСИ.
Поступление товаров на склад в 1С:ERP
Поступление оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» (раздел «Закупки» → «Документы закупки»), чаще всего на основании заказа поставщику или входящего электронного документа. В документе выбирается хозяйственная операция, и от неё зависит учёт:
- Закупка у поставщика — обычная покупка;
- Закупка через подотчётное лицо — сотрудник купил за наличные, расчёт идёт с подотчётником, а не с магазином;
- Закупка под деятельность — используется, когда НДС распределяется между облагаемой и необлагаемой деятельностью;
Поступление доп. расходов в 1С:ЕРП — доставка, таможня, услуги экспедитора — оформляется документом «Приобретение услуг и прочих активов». Их распределяют на себестоимость товаров или относят на прочие расходы.
Корректировка поступления и возврат поставщику
Если поставщик прислал исправленный или корректировочный документ, оформляйте «Корректировку приобретения» на основании поступления, а не правьте документ задним числом в закрытом периоде. Возврат товара поставщику в 1С:ЕРП — документ «Возврат товаров поставщику», на ордерном складе к нему нужен ещё расходный ордер.
Отдельная операция — корректировка до ввода остатков в 1С:ERP. Она нужна, когда исправляется документ, оформленный ещё в старой программе, до перехода на ERP: например, поставщик сделал корректировку поступления прошлого года.
Перемещение и списание
Заказ на перемещение и перемещение товаров
Заказ на перемещение в 1С:ERP планирует движение между складами: из него программа понимает, что товар зарезервирован под перемещение и когда ожидается на складе-получателе. Сам факт оформляется документом «Перемещение товаров». Перемещение между помещениями в 1С:ERP одного склада делается складскими документами адресного хранения, без финансового перемещения.
Частая жалоба: перемещение товаров не подтягивает стоимость в 1С:ERP. Это нормально — себестоимость в ERP рассчитывается при закрытии месяца, а не в момент проведения документа. До закрытия месяца сумма в перемещении может быть пустой или оценочной.
Списание в 1С:ЕРП
Списание в 1С:ERP выбирается по смыслу операции:
| Что нужно сделать | Документ |
|---|---|
| Списать товары и материалы на расходы (хозяйственные нужды, представительские, расходы подразделения) | «Внутреннее потребление товаров», операция «Списание товаров по требованию» |
| Отпустить материалы в производство | «Передача материалов в производство» (или по заказу на производство) |
| Передать спецодежду, инструмент, инвентарь в эксплуатацию | «Внутреннее потребление товаров», операция «Передача в эксплуатацию» |
| Перевести объект эксплуатации от одного сотрудника или подразделения к другому | «Перемещение в эксплуатации» |
| Списать износившийся объект | «Списание из эксплуатации» |
| Оформить недостачу по итогам инвентаризации | «Списание недостач товаров» |
| Оформить порчу | «Порча товаров» |
При списании материалов на расходы в 1С:ЕРП укажите статью расходов и аналитику — от них зависит, куда попадёт сумма при закрытии месяца. Списание ОС в 1С:ЕРП и инвентаризация ОС — отдельные документы учёта основных средств, а не склада.
Инвентаризация в 1С:ЕРП: пошаговая инструкция
Как провести инвентаризацию в 1С:ERP:
- Создайте документ «Пересчёт товаров» по складу или его части (помещению, ячейкам, группе номенклатуры) и распечатайте бланк для пересчёта.
- Переведите документ в статус «В работе» — на ордерном складе с этого момента остатки по пересчитываемым позициям фиксируются.
- Внесите фактическое количество; программа покажет отклонения от учётного.
- На ордерном складе оформите «Ордер на отражение излишков товаров» и «Ордер на отражение недостач товаров».
- Финансово отразите результат: «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров», а при пересортице — «Пересортица товаров».
Инвентаризационная опись в 1С:ЕРП (форма ИНВ-3) формируется документом «Инвентаризационная опись» — он нужен для регламентированного учёта и комиссии. Как создать инвентаризационную опись в 1С:ЕРП: раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризация», затем заполнить по остаткам.
Ввод начальных остатков в 1С:ERP
1С:ERP ввод начальных остатков делается в рабочем месте «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» или «Администрирование» — в зависимости от релиза). Товары вводятся документом «Ввод остатков» (собственные, на хранении, на комиссии, у переработчиков), отдельно — расчёты, ОС и деньги.
При переносе из 1С:УПП или 1С:КА используйте типовые обработки и сверьте складские и финансовые остатки после загрузки. Подробнее о переходе — в статье «Путь от УПП к ERP». Отдельная ловушка — разрывы остатков взаиморасчётов: если остатки по поставщикам введены по одним договорам, а оплаты идут по другим, ведомость расчётов с поставщиками в 1С:ERP покажет долг, которого нет. Для исправления разрывов остатков взаиморасчётов есть обработка, но лучше не допускать их.
Контроль остатков и отчёты
Ошибка «Превышен оперативный остаток на складе» в 1С:ERP — документ списывает больше, чем числится на складе. Как отключить контроль остатков в 1С:ЕРП: «Администрирование» → «Склад и доставка» → снимите «Контролировать остатки товаров», а для конкретного склада — флажок контроля оперативных остатков в его карточке. Но сначала найдите причину: чаще всего не проведено поступление или перемещение. Контроль отрицательных остатков в 1С:ЕРП при закрытии месяца всё равно покажет ошибку себестоимости.
Основные отчёты склада и закупок:
- Ведомость по товарам на складах — приход, расход и остатки за период по складам;
- Ведомость расчётов с поставщиками — долги и авансы; если 1С:ERP неверно отображает долг перед поставщиком, проверяйте договоры, заказы и закрытие месяца;
- Оборачиваемость запасов на складах — сколько дней лежит товар, где заморожены деньги;
Где помогает ИИ
ИИ-ассистенту, подключённому к 1С:ERP, можно задать вопрос обычными словами: «что из заказов поставщикам просрочено на этой неделе?», «какие позиции не двигались 90 дней?», «сравни цены трёх поставщиков на эту группу». Ассистент отвечает по данным базы в пределах прав пользователя. Подключаем к 1С ChatGPT, Claude и российские модели и учим сотрудников с ними работать — подробнее на странице ИИ для 1С.
Из практики
На Алексинском мясокомбинате мы запустили 1С:ERP на 58 рабочих мест, включая закупки, запасы и производство. Главным результатом комбинат назвал ускорение планирования закупок для производства и контроль расхода материалов — кейс.
Читайте также: Закрытие месяца и регламентированный учёт в 1С.
Частые вопросы
Нужна ли ордерная схема на складе в 1С:ERP?
Нужна, если приёмка и отгрузка растянуты во времени, товар приходит частями или документы оформляет не кладовщик. На небольшом складе она добавит лишние документы — можно работать без неё.
Как отключить контроль остатков в 1С:ERP?
«Администрирование» → «Склад и доставка» — общий флажок, плюс настройка контроля оперативных остатков в карточке склада. Отключать стоит только после того, как поняли причину отрицательного остатка.
Как списать материалы на расходы в 1С:ЕРП?
Документом «Внутреннее потребление товаров» с указанием статьи расходов и подразделения. В производство материалы передаются документом «Передача материалов в производство».
Где в 1С:ERP план закупок?
В подсистеме планирования — документ «План закупок». Оперативные потребности и формирование заказов поставщикам — в рабочем месте «Обеспечение потребностей».
Как научиться работать в 1С:ERP с закупками и складом?
Базовые операции описаны в документации на ИТС, но быстрее учиться на своей базе с консультантом: настройки у каждой компании свои. Обучаем пользователей при внедрении и сопровождении.
«Гильдия консультантов» — партнёр фирмы «1С» с 2001 года, автоматизировали более 400 рабочих мест на 1С:ERP и работаем по всей России. Если остатки не сходятся, закупки ведутся «в Excel рядом с 1С» или вы только переходите на ERP — начните с бесплатной консультации. Настроим склад и закупки под ваши процессы и научим людей. Подробнее — на странице внедрения 1С:ERP, о самой программе — на странице 1С:ERP Управление предприятием.