Продажи в 1С:ERP: заказ клиента, реализация, доставка и корректировка реализации

Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».

Продажи в 1С:ERP проходят цепочку: соглашение с клиентом → заказ клиента → обеспечение и резерв → реализация (отгрузка) → доставка → оплата → при необходимости возврат или корректировка. Реализация в 1С:ЕРП — центральный документ этой цепочки, а корректировка реализации — самый частый вопрос пользователей после закрытия периода. Расскажу, как оформить заказ клиента в 1С:ERP, сделать реализацию, настроить доставку и правильно исправить уже проведённую отгрузку. Описание — по 1С:ERP Управление предприятием 2.5; точные названия реквизитов и пунктов меню зависят от релиза и включённых функциональных опций.

Как устроены продажи в 1С:ERP

Подсистема продаж в 1С:ERP почти совпадает с 1С:Управление торговлей 11 — если вы работали в УТ, логика будет знакома. Основные объекты раздела «Продажи»:

• Соглашение с клиентом — условия продаж: цены (вид цен), скидки, порядок оплаты, сроки. Бывают типовые (для группы клиентов) и индивидуальные;
• Договор — нужен, если расчёты ведутся в разрезе договоров;
• Заказ клиента — что клиент хочет купить, когда и по какой цене; от заказа строится резервирование и закупки;
• Реализация товаров и услуг — факт отгрузки и выручки, по ней печатаются УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура;
• Возврат товаров от клиента и Корректировка реализации — исправления после отгрузки;
• отчёты: валовая прибыль, выполнение заказов, задолженность клиентов, выполнение плана продаж.

Работать по заказам необязательно: можно сразу выписывать реализацию. Но без заказа не работают резервирование, обеспечение потребностей и контроль выполнения обязательств перед клиентом, поэтому на производстве и в оптовой торговле заказ почти всегда нужен.

Заказ клиента в 1С:ERP

Заказ клиента создаётся в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». Порядок работы:

1. Выберите клиента и соглашение — из соглашения подставятся цены, скидки и график оплаты.
2. Заполните товары, количество, желаемую дату отгрузки и склад.
3. Для каждой строки укажите вариант обеспечения: отгрузить со склада, зарезервировать, обеспечить под заказ (закупить или произвести) или не обеспечивать. Если товар нужно закрепить именно за этим заказом — используется обособленное обеспечение.
4. Согласуйте заказ, если включено согласование, и переведите его в статус, разрешающий отгрузку (в зависимости от условий оплаты — после предоплаты или сразу).

Статусы заказа клиента управляют тем, что с ним можно делать: пока заказ не согласован, товар не резервируется; пока не получена предоплата, отгрузка не разрешена; закрытый заказ больше не держит резерв. Набор статусов зависит от настроек в «Администрирование» → «Продажи».

Резерв и обеспечение

Резерв в 1С:ERP — это не «отметка в заказе», а движение в регистрах: товар становится недоступен для других заказов. Если товара нет, потребность из заказа клиента попадает в рабочее место «Обеспечение потребностей», откуда формируются заказы поставщикам или заказы на производство (закупочная часть — заказы поставщикам и приёмка — устроена по той же логике). Когда товар поступит, резерв встанет автоматически.

Корректировка назначения товаров

При обособленном обеспечении товар «привязан» к конкретному заказу. Чтобы перебросить его на другой заказ или вернуть в свободный остаток, используется документ «Корректировка назначения товаров». Частая ошибка — пытаться отгрузить обособленный товар по другому заказу: программа его не увидит в свободном остатке, пока назначение не скорректировано.

Реализация в 1С:ЕРП: как оформить отгрузку

Реализацию в 1С:ERP удобнее всего создавать на основании заказа клиента — из списка заказов или из рабочего места отгрузки, где видны заказы, готовые к отгрузке. Так подтягиваются товары, цены, склад и соглашение, а заказ закрывается по факту отгрузки. Можно сделать одну реализацию на несколько заказов одного клиента.

Что проверить перед проведением:

• организацию, склад и вид операции — «Реализация», «Реализация клиенту» на комиссию, отгрузка без перехода права собственности и т. п.;
• ставку НДС и вариант отражения — для экспорта ставка 0% и дальнейшее подтверждение нулевой ставки;
• статус документа: при ордерной схеме реализация не уменьшает остаток на складе, пока кладовщик не оформит расходный ордер;
• серии, маркировку и упаковки, если они ведутся.

Если реализация не проводится, чаще всего виноваты контроль остатков (товар не поступил или ушёл в резерв другому заказу), контроль задолженности клиента или превышение допустимой ручной скидки по правам пользователя. Сообщение программы обычно точно называет причину.

Особые случаи реализации

• Реализация услуг — тем же документом, услуги указываются на вкладке товаров; для регулярных услуг удобно формировать акты пакетно.
• Реализация через комиссионера — товар передаётся на комиссию, выручка признаётся по отчёту комиссионера о продажах.
• Товары в пути — реализация, когда право собственности переходит позже фактической отгрузки, оформляется с отдельным отражением перехода права.
• Отгрузка товаров с хранения — если товар принят на ответственное хранение, отгрузка не формирует выручку.
• Продажа между организациями — при нескольких организациях в одной базе 1С:ERP формирует межкомпанийные документы (интеркампани) автоматически или по настройке.
• Безвозмездная передача — оформляется отдельной операцией с отражением НДС и расходов, а не реализацией с нулевой ценой.
• Продажа ОС и НМА — это не товарная реализация, а операция подсистемы внеоборотных активов; основное средство сначала нужно снять с учёта, затем отразить выручку.
• Интернет-продажи — заказы с сайта загружаются в 1С:ERP обменом и дальше идут обычной цепочкой заказ → реализация; розничные чеки — через отчёты о розничных продажах.

Доставка в 1С:ERP

Управление доставкой в 1С:ERP 2.5 включается в «Администрирование» → «Склад и доставка». После этого в заказе и реализации появляется способ доставки: самовывоз, наша доставка, доставка перевозчиком. Для своей доставки ведутся транспортные средства и зоны доставки, а логист в рабочем месте управления доставкой собирает распоряжения в задания на перевозку — по датам, адресам и грузоподъёмности. Водитель или экспедитор отмечает выполнение, и в 1С видно, что доставлено, а что вернулось.

Если у вас много рейсов и сложная маршрутизация, типовых возможностей бывает мало — тогда подключают специализированные решения для логистики или дорабатывают рабочее место логиста.

Возврат товаров от клиента

Возврат оформляется документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. В нём указывают, что возвращается и как поступить с деньгами: вернуть клиенту или зачесть в счёт будущих отгрузок. Возврат прошлого периода отражается текущей датой — закрытый месяц не перепроводится.

Возвратная (многооборотная) тара учитывается в 1С:ERP отдельно: в карточке номенклатуры тара отмечается как многооборотная, в реализации она передаётся клиенту под залог, а при возврате тары залог закрывается. Учёт возвратной тары включается в настройках продаж.

Корректировка реализации в 1С:ERP

Корректировка реализации нужна, когда отгрузка уже проведена, а данные изменились: клиент принял меньше товара, договорились о скидке после отгрузки, ошиблись в цене или количестве. Документ создаётся на основании реализации; на вкладке «Расхождения» указывают, как отразить разницу:

• уменьшить выручку и вернуть товар на склад — если товар фактически не уехал;
• уменьшить выручку и списать расхождение на расходы — недостача, бой, порча в пути;
• увеличить или уменьшить сумму по соглашению сторон — ретроскидка, изменение цены.

Вид корректировки определяет налоговые последствия. Корректировка по согласованию сторон даёт корректировочный счёт-фактуру и отражается в текущем периоде. Исправление ошибки даёт исправленный счёт-фактуру и меняет данные периода, в котором была ошибка.

Корректировка реализации прошлого периода и прошлого года

Если ошибка нашлась в закрытом периоде, перепроводить старую реализацию нельзя — сдвинутся себестоимость, отчётность и даты запрета изменения. Правильный путь — документ «Корректировка реализации» текущей датой с видом «исправление ошибки» и указанием периода. Для прошлого года, по которому сдана отчётность, порядок отражения (текущим периодом или уточнёнкой) согласуйте с главным бухгалтером до проведения.

Корректировка приобретения

Зеркальный документ на стороне закупок — «Корректировка приобретения». Логика та же: на основании поступления, с выбором вида корректировки и способа отражения расхождений. Нужен, когда поставщик прислал корректировочный или исправленный счёт-фактуру. Корректировка стоимости по таможенной декларации (ГТД) отражается своим документом в подсистеме импорта.

Корректировка задолженности, регистров и других данных

• Корректировка задолженности (долга) — взаимозачёт с клиентом-поставщиком, перенос долга между договорами или контрагентами, списание безнадёжной задолженности.
• Корректировка регистров — ручное изменение записей регистров. Это инструмент последней надежды: доступен администраторам, ничего не проверяет и легко ломает учёт. Сначала ищите документ, который должен был сделать нужное движение.
• Корректировка ключей аналитики и вида деятельности НДС — нужны, когда товар или расход отнесён не к тому виду деятельности (облагаемая, необлагаемая, экспорт) и это мешает закрытию месяца.

Почти все корректировки так или иначе всплывают при закрытии месяца: если корректировка оформлена не тем видом или не той датой, это покажет проверка при закрытии.

План продаж в 1С:ERP

Планирование продаж в 1С:ERP строится на сценариях: для каждого сценария задаётся период и детализация (по номенклатуре, категориям, подразделениям, менеджерам). Документы «План продаж» и «План продаж по категориям» заполняются вручную, по статистике прошлых периодов или из файла. Дальше план продаж может стать основой плана производства и закупок, а отчёт о выполнении плана показывает отклонения по факту реализаций.

Связка с Битрикс24

Менеджеры по продажам чаще работают в CRM, чем в учётной системе. Связка Битрикс24 и 1С снимает двойной ввод: лид и сделка ведутся в CRM, заказ клиента и реализация создаются в 1С, а статусы отгрузки, оплаты и долги клиента возвращаются в карточку сделки. Мы делали такие обмены — например, для оптовой компании «Амата» и торгового дома «Воля», кейсы — в разделе проекты CRM. Подробнее об услуге — интеграция Битрикс24 с 1С.

Где помогает ИИ

ИИ-ассистент, подключённый к 1С:ERP, отвечает на вопросы о продажах обычными словами: «какие заказы клиентов просрочены по отгрузке?», «у кого из клиентов долг больше 30 дней?», «почему упала валовая прибыль по этой группе в октябре?». Ответ строится по данным базы в пределах прав пользователя. Подключаем к 1С ChatGPT, Claude и российские модели и учим сотрудников с ними работать — подробнее на странице ИИ для 1С.

Читайте также: Склад и закупки в 1С; Закрытие месяца и регламентированный учёт в 1С; Сделки, воронки и лиды в Битрикс24.

Частые вопросы

Как сделать реализацию в 1С:ERP?

Проще всего — на основании заказа клиента: «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Проверьте склад, вид операции и НДС, проведите и напечатайте УПД. Без заказа реализацию можно создать в списке документов продажи.

Обязательно ли работать с заказами клиентов в 1С:ERP?

Нет, но без заказа не будет резервирования, обеспечения под заказ и контроля выполнения обязательств. Если вы продаёте со склада в розницу или мелким оптом, можно работать без заказов.

Как исправить реализацию прошлого периода?

Не перепроводить её, а создать «Корректировку реализации» текущей датой на основании исходного документа и выбрать вид корректировки: по согласованию сторон или исправление ошибки.

Чем возврат товаров отличается от корректировки реализации?

Возврат — клиент вернул товар, который принял. Корректировка — изменились условия отгрузки: цена, количество при приёмке, скидка после отгрузки, ошибка в документе.

Как включить доставку в 1С:ERP 2.5?

«Администрирование» → «Склад и доставка» → включить управление доставкой. Затем заполнить транспортные средства и зоны доставки и указывать способ доставки в заказах и реализациях.

Почему 1С:ERP не проводит документ со скидкой 100%?

Обычно мешает ограничение ручных скидок для пользователя или контроль минимальной цены продажи. Бесплатную передачу лучше оформлять не реализацией со скидкой 100%, а безвозмездной передачей — так правильно отразятся НДС и расходы.

Можно ли загрузить цены реализации в 1С:ERP из файла?

Да: в документе «Установка цен номенклатуры» есть загрузка из таблицы. Для регулярной загрузки от поставщиков или из прайс-листов лучше настроить обработку один раз.

«Гильдия консультантов» — партнёр фирмы «1С» с 2001 года, автоматизировали более 400 рабочих мест на 1С:ERP и работаем по всей России. Если заказы и отгрузки живут в Excel рядом с 1С, корректировки ломают закрытие месяца или вы только переходите на ERP — начните с бесплатной консультации. Настроим продажи под ваши процессы, свяжем с CRM и научим людей. Подробнее — на странице внедрения 1С:ERP, о самой программе — на странице 1С:ERP Управление предприятием.