Роботы, триггеры, бизнес-процессы и смарт-процессы в Битрикс24: чем отличаются, как создать бизнес-процесс по шагам, примеры автоматизации продаж и маркетинга, частые ошибки и когда нужна разработка.
Автор — Николай Елатонцев, руководитель группы компаний «Гильдия консультантов».
Бизнес-процессы в Битрикс24 — это набор инструментов, которые делают работу по правилам без ручного контроля: роботы ставят задачи и отправляют письма, триггеры двигают сделку по воронке, бизнес-процессы ведут согласования, а смарт-процессы позволяют завести в CRM свои документы — договоры, заявки, рекламации. Разберём, чем они отличаются, как создать бизнес-процесс в Битрикс24 по шагам, что автоматизировать в первую очередь и где штатных настроек уже не хватает.
Автоматизация в Битрикс24: четыре инструмента
Автоматизация Битрикс24 устроена слоями — от простого к сложному. Выбирайте самый простой инструмент, который решает задачу: так настройку проще поддерживать.
| Инструмент | Что делает | Кто настраивает | Пример |
|---|---|---|---|
| Триггер | Ловит событие и переводит сделку или лид на нужную стадию | Руководитель отдела, администратор | Клиент оплатил счёт — сделка переходит в «Оплачено» |
| Робот | Выполняет действие, когда элемент попал на стадию | Руководитель отдела, администратор | Новая заявка — задача менеджеру «перезвонить за 15 минут» |
| Бизнес-процесс | Ведёт многошаговую цепочку: условия, ветки, согласования, переменные | Администратор или специалист по Битрикс24 | Согласование договора: юрист → финансовый директор → подписание |
| Смарт-процесс | Новая сущность CRM со своими полями, стадиями, роботами и правами | Администратор или специалист по Битрикс24 | Рекламации, договоры, заявки на закупку |
Если вы только знакомитесь с системой, начните со статьи что такое Битрикс24 и как им пользоваться.
Роботы в Битрикс24
Робот — это действие, привязанное к стадии воронки. Сделка, лид, счёт или элемент смарт-процесса попадает на стадию — робот срабатывает. Роботы в Битрикс24 настраиваются прямо в канбане: откройте сделки, нажмите «Роботы» и добавьте робота в колонку нужной стадии. На одной стадии может работать несколько роботов.
Что умеют роботы
- Задачи и дела: поставить задачу, запланировать звонок или встречу, напомнить ответственному.
- Коммуникации: отправить письмо, сообщение в открытую линию или мессенджер, уведомить сотрудника в чате.
- Данные: изменить поля, сменить ответственного, создать документ по шаблону, выставить счёт.
- Движение: перевести на другую стадию, создать связанный элемент — например, из сделки создать заявку в смарт-процессе.
- Контроль: проверить заполнение полей, запустить бизнес-процесс.
Условия и время срабатывания
Робота можно запустить сразу, с задержкой («через 2 дня») или в конкретное время, а также только при условии: сумма больше 500 тыс. ₽, источник — сайт, поле «Город» заполнено. Ещё одна полезная настройка — выполнять робота после предыдущего: так собирается простая цепочка без бизнес-процесса.
Роботы есть не только в CRM, но и в задачах: в канбане проекта можно, например, назначить проверяющего, когда задача перешла в стадию «На проверке».
Триггеры: роботы и триггеры Битрикс24 в паре
Триггер реагирует на событие снаружи и переводит элемент на стадию, а роботы этой стадии уже делают работу. Так связка «роботы и триггеры Битрикс24» превращает воронку в автомат.
Типичные события для триггеров: входящий звонок или письмо от клиента, заполнена форма на сайте, сообщение в открытую линию, клиент открыл или подписал документ, оплачен счёт, изменилось поле. Пример: клиент оплатил счёт по ссылке → триггер переводит сделку в «Оплачено» → робот ставит задачу складу и отправляет клиенту письмо со сроком отгрузки.
Триггер двигает элемент только вперёд по воронке, если не разрешено иное в его настройках, — учтите это, когда проектируете стадии.
Бизнес-процессы в Битрикс24
Бизнес-процесс — это схема из действий, условий и заданий людям, которую собирают в визуальном конструкторе. Конструктор бизнес-процессов Битрикс24 (его ещё называют дизайнером бизнес-процессов) работает перетаскиванием блоков: «Задание» (утвердить, ознакомиться, заполнить данные), «Условие», «Параллельное выполнение», «Цикл», «Изменить поля», «Отправить сообщение», «Пауза». Данные хранятся в переменных и константах, а поля документа подставляются в письма и задания автоматически.
Последовательный бизнес-процесс и бизнес-процесс со статусами
- Последовательный — идёт сверху вниз от начала до конца. Подходит для линейных цепочек: заявка → согласование → уведомление.
- Бизнес-процесс со статусами — у документа есть состояния, и в каждом свои действия и переходы. Можно вернуться на прошлый статус, например отправить договор юристу повторно. Подходит для документов с долгой жизнью: договоры, заявки на закупку, рекламации.
Где живут бизнес-процессы
- В CRM — шаблоны для лидов, сделок, контактов, компаний, счетов и смарт-процессов. Запускаются из карточки, по событию или роботом.
- В ленте новостей — процессы для сотрудников: заявление на отпуск, командировка, счёт на оплату. Их можно дополнять своими.
- В списках и на диске — согласование записей и файлов.
Как создать бизнес-процесс в Битрикс24: инструкция
Создание бизнес-процесса в Битрикс24 с нуля лучше начинать не с конструктора, а с листа бумаги.
- Опишите процесс словами. Кто запускает, какие шаги, кто согласует, что происходит при отказе, сколько ждём ответа. Если процесс нельзя описать на одной странице, его рано автоматизировать.
- Проверьте, не хватит ли роботов. Если нет ветвлений и согласований, проще настроить 2–3 робота на стадиях.
- Откройте конструктор. Для CRM — в канбане сделок или в настройках CRM, раздел роботов и бизнес-процессов, для ленты — в «Процессах», затем «Создать шаблон». Названия пунктов немного отличаются в облаке и коробке и в разных версиях интерфейса.
- Выберите тип — последовательный или со статусами.
- Задайте параметры запуска: вручную, при создании элемента, при изменении. Автозапуск «при изменении» включайте осторожно: процесс будет стартовать на каждое сохранение карточки.
- Соберите схему из блоков, задайте переменные и тексты заданий.
- Проверьте на тестовой записи с разными сценариями: согласовали, отказали, никто не ответил.
- Запустите и обучите тех, кто получает задания. Изменения шаблона касаются только новых запусков — уже идущие процессы доработают по старой схеме.
Как запустить и как удалить бизнес-процесс
Вручную бизнес-процесс запускают из карточки элемента — кнопка запуска бизнес-процессов в меню карточки — или из «Процессов» ленты. Запущенные процессы видны на вкладке «Бизнес-процессы» карточки, там же их можно остановить. Чтобы удалить бизнес-процесс в Битрикс24, откройте список шаблонов и удалите шаблон; перед этим проверьте, что на него не ссылаются роботы.
Смарт-процессы в Битрикс24
Смарт-процесс — это своя сущность CRM, когда лидов и сделок не хватает. Пример: договор живёт месяцами и проходит свои стадии, а у одной сделки может быть несколько договоров. Вести договор как сделку неудобно — для него делают смарт-процесс.
Как создать смарт-процесс в Битрикс24
- Откройте CRM → «Ещё» → «Смарт-процессы» и нажмите «Создать».
- Назовите сущность и включите нужное: стадии и воронки, связь со сделками, контактами и компаниями, роботов, документы, товары.
- Настройте карточку — свои поля, например номер договора, дата окончания, сумма.
- Задайте стадии и роботов, как в сделках.
- Настройте права доступа: кто видит и кто меняет элементы.
Смарт-процессы связываются друг с другом и со сделками через роботов: сделка выиграна — робот создаёт договор в смарт-процессе. Для процессов вне CRM — например, внутренних заявок — в разделе «Автоматизация» есть цифровые рабочие места. Доступность смарт-процессов и их число зависят от тарифа.
Примеры автоматизации бизнеса в Битрикс24
Автоматизация отдела продаж
- новая заявка с сайта → задача ответственному и уведомление руководителю, если через 15 минут никто не взял;
- сделка без движения 3 дня → напоминание менеджеру, через 7 дней — руководителю;
- стадия «КП отправлено» → письмо клиенту с документом по шаблону и звонок через 2 дня;
- скидка больше лимита → бизнес-процесс согласования у руководителя.
Автоматизация отдела маркетинга
Триггерная рассылка в CRM-маркетинге — это письмо или сообщение, которое уходит не по плану, а по событию: клиент оставил заявку, не открыл КП, давно не покупал. В Битрикс24 это делается роботами на стадиях и сегментами CRM-маркетинга. Примеры автоматизации отдела маркетинга в Битрикс24: приветственная цепочка новому лиду, возврат «уснувших» клиентов, сбор отзыва после закрытия сделки, передача горячего лида в продажи по заполненной форме.
Внутренние процессы
Заявки на закупку, командировки, отпуска, подбор персонала и согласование договоров — CRM для бизнес-процессов компании, а не только продаж. В нашем кейсе для «Русклимата» заявка на вакансию создаётся в Битрикс24, уходит в сервис подбора персонала, а ход поиска возвращается обратно.
ИИ в автоматизации
Роботы и бизнес-процессы выполняют правила, но не понимают смысла. Эту часть закрывает ИИ: разбор входящих писем, оценка звонков, проверка задач по регламенту. Встроенный ИИ Битрикс24 (CoPilot) уже работает в CRM, а внешние модели — ChatGPT, Claude, GigaChat — мы подключаем через приложения и учим работать по правилам компании. Подробнее — в статье автоматизация бизнес-процессов с ИИ.
Когда штатных инструментов не хватает
Без программирования решается большая часть задач. Разработка нужна, когда:
- нужен свой расчёт — цена по формуле, проверка остатков в 1С, проверка контрагента во внешнем сервисе;
- данные приходят из системы без готового коннектора;
- нужно своё действие в конструкторе бизнес-процессов или свой робот, которого нет в списке;
- процесс стал слишком сложным для конструктора, и его трудно поддерживать.
Тогда пишут приложение на REST API или свои действия бизнес-процессов — это разработка для Битрикс24. В коробочной версии дополнительно доступно выполнение кода прямо в процессе.
Частые ошибки
- Автоматизируют хаос. Если в отделе нет договорённостей, кто и когда двигает сделку, роботы только ускорят путаницу.
- Слишком много роботов сразу. Сотрудники тонут в уведомлениях и перестают их читать. Начинайте с 3–5 правил.
- Роботы и бизнес-процессы дублируют друг друга — одно письмо уходит клиенту дважды. Перед настройкой проверьте, что уже работает на стадии.
- Нет ответственного за автоматизацию. Через год никто не помнит, почему робот меняет ответственного. Ведите описание: что, где и зачем настроено.
- Правят шаблон на «живых» данных. Сложные изменения проверяйте на тестовой воронке или копии.
Читайте также: Сделки, воронки и лиды в Битрикс24; Задачи и проекты в Битрикс24; Телефония, чат, открытые линии и почта в Битрикс24.
Частые вопросы
Чем робот отличается от бизнес-процесса в Битрикс24?
Робот — одно действие на стадии воронки, настраивается за минуты. Бизнес-процесс — цепочка с условиями, ветками и заданиями людям. Робот может запустить бизнес-процесс, поэтому они хорошо работают вместе.
На каких тарифах доступны роботы и бизнес-процессы?
Набор инструментов автоматизации зависит от тарифа: на странице тарифов Битрикс24 раздел «Автоматизация» указан у тарифов «Профессиональный» и «Энтерпрайз» (2026). Перед настройкой сверьте возможности своего тарифа на bitrix24.ru.
Можно ли настроить бизнес-процессы без программиста?
Да, роботов, триггеры и большинство бизнес-процессов собирают в конструкторе без кода. Программист нужен для своих действий, обмена с внешними системами и сложных расчётов.
Как сделать бизнес-процесс со статусами в Битрикс24?
При создании шаблона выберите тип «со статусами», задайте список статусов и для каждого — действия при входе и команды перехода. Так удобно вести договоры и заявки, которые возвращаются на доработку.
Что выбрать: смарт-процесс или ещё одну воронку сделок?
Воронка — если это та же продажа с другими стадиями. Смарт-процесс — если у сущности свои поля, свой жизненный цикл и к одной сделке их может быть несколько: договоры, рекламации, отгрузки.
Сколько стоит настройка роботов и бизнес-процессов?
Мы оцениваем работу в часах до начала, настройка автоматизации — от 25 000 ₽. Одного робота можно заказать отдельно — оплачиваются фактические часы.
Портал настраивал другой подрядчик, роботы работают странно. Что делать?
Начните с аудита Битрикс24: проверим, какие роботы и процессы работают, что дублируется и мешает, и дадим список исправлений.
«Гильдия консультантов» — золотой партнёр Битрикс24 и франчайзи 1С с 2001 года, свои порталы мы настраивали сами. Опишем ваши процессы, настроим роботов, триггеры, бизнес-процессы и смарт-процессы, свяжем их с 1С и подключим ИИ там, где правил уже мало. Работаем по всей России удалённо, с облаком и коробкой. Оставьте заявку на странице настройки Битрикс24 — оценим задачу в часах до начала работ.